Surat Resmi: Fungsi, Ciri-Ciri, Jenis, Struktur dan Contohnya

Surat resmi – Surat resmi adalah salah satu jenis surat yang paling banyak digunakan. Seperti namanya, surat ini berasal dari sebuah instansi yang memang secara resmi membuat surat untuk tujuan tertentu. Ada cukup banyak contoh surat resmi yang menjelaskan tentang aneka tujuan dari pembuatan surat resmi ini.

Umumnya, surat resmi memang dibuat guna keperluan perusahaan, instansi, organisasi atau bagian lainnya. Namun, tidak menutup kemungkinan surat resmi juga bisa dibuat oleh individu dengan tata cara penulisan yang benar dan sesuai ketentuan.

Perlu diketahui bahwa karena sifatnya yang resmi, surat ini dibuat berdasarkan kaidah dan struktur yang telah disepakati. Artinya, berbeda dengan surat pribadi, surat resmi tidak boleh dibuat se enaknya saja dan bebas dalam penggunaan bahasa maupun penulisan kata.

Beberapa Fungsi dari Surat Resmi

Sebelum membahas tentang contoh surat resmi, ada beberapa fungsi dari surat resmi yang perlu diketahui sebelumnya. Pengetahuan mengenai fungsi dari surat resmi ini cukup penting agar diketahui bahwa surat ini adalah surat yang penting dan berguna dalam beragam hal yang berbeda.

Adapun beberapa fungsi dari surat resmi sebagaimana yang dimaksud tersebut adalah sebagai berikut:

• Sarana Informasi

Fungsi utama surat resmi adalah sebagai sarana informasi. Dalam hal ini, surat resmi bisa menjadi media untuk pemberitahuan mengenai salah satu hal tertentu yang disampaikan pihak lain. Tentu, hal yang disampaikan tersebut sangat luas cakupannya, salah satu contohnya seperti gagasan atau ide yang tercurah

• Bukti Tertulis

Dalam beberapa kondisi, surat resmi bisa menjadi salah satu arsip yang digunakan sebagai bukti. Karena sifatnya yang resmi tersebut, surat resmi bisa disimpan untuk dijadikan bukti autentik yang bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan

• Sebagai Pedoman Kerja

Hal lain yang menjadi fungsi surat resmi adalah sebagai pedoman kerja. Ada cukup banyak contoh surat resmi yang berisi tentang instruksi dari pihak terkait untuk dilaksanakan. Dengan adanya instruksi tersebut, maka mereka yang mendapatkan mandat akan bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik

• Sebagai Pengingat

Surat resmi bisa juga dijadikan sebagai pengingat bagi penerima surat. Dengan adanya kiriman surat resmi, seseorang bisa menyimpannya sebagai salah satu kenangan. Misalnya saja, seseorang mendapatkan undangan secara resmi dari suatu kampus untuk menjadi narasumber seminar.

Beberapa fungsi dari surat resmi di atas menunjukkan bahwa surat resmi bisa digunakan dalam beragam hal yang berbeda. Tidak hanya itu, fungsi dari surat resmi tersebut menunjukkan pentingnya surat resmi dalam aktivitas masyarakat di berbagai bidang.

Beragam Ciri Surat Resmi

Perlu diketahui bahwa surat resmi memiliki ciri-ciri yang sangat menarik untuk disimak. Adanya beberapa ciri dari surat resmi akan memudahkan Anda untuk mengenali jenis surat yang satu ini. Ya, ciri dari surat resmi memang membedakan jenis surat ini dengan surat-surat lainnya.

Adapun beberapa ciri dari surat resmi tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

• Menggunakan Bahasa Baku

Bahasa adalah salah satu ciri paling khusus dari surat resmi. Sebagaimana disinggung di awal bahwa surat resmi adalah surat yang keluar dari suatu instansi dengan maksud dan tujuan yang tertentu. Karena keluar secara resmi dari instansi, maka ada tanggungjawab nama instansi yang melekat pada surat yang dibuat tersebut.

Hal inilah yang membuat surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa baku. Semua kata yang tertulis dalam surat resmi adalah bahasa baku yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku saat ini. Baik dari kosakata, frase dan juga tata bahasa yang digunakan adalah aturan yang sudah diresmikan.

• Bahasa yang Singkat

Ciri lain dari surat resmi adalah gaya penulisannya yang cenderung singkat, padat dan juga efektif. Gaya penulisan ini sangat penting agar pesan yang ingin disampaikan bisa terucap dan dipahami dengan baik serta detail. Oleh karena itu, pada ciri yang lain, surat resmi tidak dibuat dengan kata yang cenderung implisit.

Maksud dari kata yang implisit adalah kata dengan maksud yang tersembunyi. Penulisan surat resmi harus dilakukan dengan menggunakan bahasa yang eksplisit dan juga lugas.

• Terdapat Kop Surat

Salah satu cara mengenali surat resmi yang paling mudah adalah adanya kop surat. Ya, kop surat adalah salah satu ciri paling penting pada surat resmi dan juga merupakan pembeda yang paling kentara dengan jenis surat yang lain.

Kop atau kepala surat adalah identitas resmi dari instansi, lembaga atau badan lain yang mengirimkan sebuah surat resmi tersebut. Oleh karena itu, penulisan kop surat harus senantiasa diperhatikan. Pastikan jika kop surat ditulis dengan lengkap, benar dan jelas.

• Adanya Stempel Khusus

Ciri lain yang menjadi pembeda dari surat resmi adalah adanya stempel khusus. Sebagaimana disinggung di awal bahwa surat resmi dibuat oleh suatu instansi tertentu. Nah, sebagai bukti bahwa surat yang dibuat adalah resmi dari instansi tersebut, maka dibubuhkan stempel di atasnya. Stempel tersebut berperan layaknya materai.

• Memiliki Sistematika Tersendiri

Surat resmi memiliki sistematika penulisan sendiri. Oleh karena itu, seseorang yang ingin menulis sebuah surat resmi harus mengetahui bagaimana sistematika dalam surat tersebut. Dengan sistematika yang benar, bisa disimpulkan bahwa surat resmi yang dibuat sudah tepat.

Beberapa ciri dari surat resmi sebagaimana di atas menjadi informasi yang cukup penting. Anda bisa mencoba membaca contoh surat resmi dan melakukan analisis untuk menemukan beberapa ciri surat resmi sebagaimana disampaikan di atas.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Hal penting lain untuk diketahui sebelum membahas contoh surat resmi adalah jenis dari surat resmi. Ya, surat resmi memang memiliki beberapa jenis yang berbeda. Adanya beberapa jenis yang berbeda ini tentu menarik karena Anda akan cenderung lebih mudah untuk membuat jenis surat resmi tertentu sesuai dengan tujuan Anda yang khusus pula.

Pembuatan surat resmi sesuai dengan jenisnya juga akan memudahkan informasi dalam surat tersampaikan dengan baik, benar dan utuh. Adapun beberapa jenis dari surat resmi untuk diketahui adalah sebagai berikut:

• Surat Keputusan

Jenis surat resmi yang pertama adalah surat keputusan. Dalam pengertiannya, surat keputusan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan beragam jenis keputusan dari hal-hal yang bisa dikatakan belum jelas. Biasanya, surat keputusan ini dibuat oleh atasan sebagai penjelas bagi team yang ia miliki.

Oleh karena itu, secara umum, surat keputusan cenderung berhubungan dengan lembaga atau instansi terkait. Dengan adanya keputusan yang resmi tersebut, maka arah gerak dari instansi akan menjadi jelas dan sesuai dengan visi dari instansi tersebut.

• Surat Permohonan

Surat permohonan juga masuk dalam salah satu jenis surat resmi yang perlu diketahui. Seperti namanya, jenis surat resmi yang satu ini digunakan suatu instansi atau pihak tertentu untuk menyampaikan permohonan tertentu kepada pihak lain.

Aplikasi dari surat permohonan ini cukup bervariasi dalam lingkungan masyarakat. Misalnya saja, ada surat permohonan tentang bantuan dana, permohonan perceraian atau lainnya.

• Surat Perintah

Jenis surat resmi lain yang cukup umum dan jamak digunakan adalah surat perintah. Sesuai namanya, surat resmi satu ini digunakan untuk memberikan perintah kepada orang lain secara resmi, terutama di dalam suatu instansi. Salah satu contoh surat perintah yang paling sering dibuat adalah surat perintah untuk perjalanan dinas.

• Surat Kuasa

Surat kuasa masuk dalam jenis lain dari surat resmi. Sesuai namanya, surat kuasa adalah surat resmi yang isinya adalah memberikan suatu kuasa kepada pihak lain yang menjadi wakil dirinya. Ada cukup banyak contoh dari surat kuasa yang diterapkan dalam masyarakat, salah satunya adalah surat kuasa pengurusan tanah.

• Surat Undangan atau Panggilan

Meskipun tidak mutlak, namun ada surat undangan atau surat panggilan yang dibuat secara khusus sehingga masuk dalam jenis surat resmi. Surat undangan atau panggilan dipahami sebagai surat resmi yang isinya adalah mengundang seseorang untuk menghadiri suatu acara atau melakukan hal tertentu.

Ada cukup banyak contoh surat resmi dengan jenis yang satu ini. Salah satu contoh yang sering sekali ditemukan adalah surat panggilan kerja. Biasanya, surat ini akan dibuat oleh HRD sebuah perusahaan sebagai bagian dari perekrutan karyawan baru.

• Surat Edaran

Surat edaran juga termasuk surat resmi yang cukup banyak ditemukan setiap hari. Sama seperti poin sebelumnya, surat edaran memang tidak melulu harus resmi, namun ada edaran yang memang dibuat secara eksklusif sehingga masuk dalam jenis surat resmi.

Biasanya, surat edaran ini berisi sebuah informasi yang harus diketahui khalayak dalam waktu yang cukup singkat. Dalam penerapannya, ada beberapa contoh dari surat edaran resmi, misalnya saja surat edaran libur hari raya yang dikeluarkan oleh sebuah instansi.

Nah, dari beberapa poin di atas, ada cukup banyak jenis dari surat resmi yang mungkin sudah pernah Anda temukan. Tentu, Anda bisa melihat beragam contoh surat resmi dan melakukan identifikasi terkait jenis surat resmi tersebut dari informasi yang disampaikan.

Struktur Lengkap Surat Resmi

Telah dijelaskan di awal bahwa surat resmi adalah sebuah surat yang dibuat dengan kaidah tertentu. Artinya, bentuk surat ini memang baku dan menjadi model penulisan yang sudah disepakati bersama. Oleh karena itu, pemahaman mengenai struktur surat resmi menjadi sangat penting sebelum memulai membuat surat ini.

Dengan pengetahuan yang memadai terkait struktur surat resmi, maka Anda akan merasa lebih mudah untuk membuat surat tersebut. Adapun struktur lengkap dari surat resmi yang menjadi kaidah penulisan adalah sebagai berikut:

Kop Surat

Bagian awal dari surat resmi adalah kop surat. Telah disinggung sebelumnya bahwa kop surat adalah kepala dari surat resmi. Selain itu, kop surat juga menjadi identitas bahwa surat yang dibuat adalah surat resmi. 

Dalam kop surat ada beberapa hal yang harus ditulis dengan baik dan benar serta jelas, yaitu:

• Logo dari instansi atau lembaga pengirim surat resmi
• Nama instansi atau lembaga 
• Alamat, nomor telepon, nomor fax (jika ada) dan juga email dari instansi atau lembaga terkait.

Nomor Surat

Setiap kali surat resmi akan diterbitkan, maka harus ada nomor surat yang tercantum. Nomor surat ini menjadi bagian yang sangat penting dalam surat resmi. Dengan adanya nomor surat, maka pihak pengirim akan mudah untuk mengetahui jumlah surat resmi yang ditulis oleh instansi tempat ia bernaung selama satu bulan

Tanggal Surat

Tanggal surat adalah bagian yang penting dalam surat resmi karena menunjukkan waktu pembuatan surat. Dengan adanya tanggal pada surat resmi, maka semua pihak terkait akan mengetahui kapan surat tersebut dibuat sehingga tindakan yang harus diambil –jika ada, bisa dilakukan dengan segera

Lampiran atau Hal

Struktur lain dari surat resmi yang juga harus ada dalam penulisan surat tersebut adalah hal atau lampiran. Poin ini penting untuk menjelaskan secara garis besar apa isi dari surat resmi yang ditulis tersebut. Selain itu, lampiran akan menjelaskan jika ada dokumen yang ditambahkan dalam surat resmi yang dibuat sebagai penjelas ataupun pendukung

Alamat Tujuan

Alamat tujuan surat resmi harus ditulis dengan benar dan jelas. Dalam hal ini, apa yang menjadi fokus penulisan salah satunya adalah pada nama penerima. Penulisan nama penerima ini harus ditulis dengan lengkap dan sesuai kaidah. Sedangkan untuk alamat biasanya hanya ditulis secara singkat karena alamat lengkap akan ditulis di luar amplop.

Salam Pembuka

Dalam surat resmi ada salam pembuka yang digunakan. Seperti namanya, fungsi dari salam ini adalah membuka percakapan atau informasi melalui surat tersebut. Selain itu, salam pembuka juga menjadi salah satu upaya yang bisa dilakukan untuk membangun kedekatan dan atensi dengan pembaca atau tujuan surat resmi.

Dalam penulisannya, ada beragam cara yang bisa dilakukan untuk menuliskan salam pembuka. Secara umum, salam pembuka dengan ucapan salam menurut agama lebih disarankan.

Isi Surat

Isi dari surat resmi adalah bagian yang paling penting. Segala hal terkait informasi yang akan disampaikan harus ditulis secara runtut pada bagian isi surat ini. Selain itu, perlu diketahui bahwa penulisan isi surat harus padat, jelas dan tidak bertele-tele. Juga, bahasa yang dianjurkan dalam penulisan isi surat adalah bahasa yang baku dan resmi

Salam Penutup

Salam penutup menjadi akhir dari surat resmi. Dalam hal ini, salam penutup penting untuk ditambahkan sebagai pelengkap dari salam pembuka. Fungsi salam penutup ini adalah untuk mengakhiri surat dengan sopan dan resmi. Dengan salam penutup, maka pembaca akan merasa lebih dihargai

Tanda Tangan Pengirim Surat

Bagian akhir dari surat resmi harus dilengkapi dengan tanda tangan dan juga nama terang dari pengirim surat. Ini adalah bagian yang cukup penting dan krusial karena bermakna si pengirim adalah pihak yang bertanggung jawab atas isi dari surat yang ditulis

Tembusan

Surat resmi juga dilengkapi dengan tembusan. Tembusan ini adalah cara yang digunakan untuk memberikan informasi bahwa ada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat resmi secara lengkap.

Beragam poin terkait struktur surat resmi tersebut harus dipahami dengan baik. Anda bisa melihat contoh surat resmi untuk mengetahui penerapan dari struktur tersebut.

Contoh Surat Resmi

Sebagaimana disinggung di awal bahwa ada cukup banyak contoh surat resmi dengan tujuan yang berbeda-beda yang bisa dijadikan inspirasi pembuatan. Nah, adapun contoh dari surat resmi tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

Surat kuasa

SURAT KUASA

 

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Arifin Ahmad

Umur : 26 tahun

Tempat Tanggal Lahir : Makassar, 9 Juli 1991

Alamat : Jl. Arifin Achmad No. 7 Makassar

Yang selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.
Dengan ini memberi kuasa kepada:

Nama : Muhammad Irham, SH

Umur : 34 tahun

Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 5 Mei 1982

Alamat : Jl. Soekarno No. 31 Malang

Yang selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.

—————————KHUSUS————————–

Atas nama dan untuk pemberi kuasa mewakili dan mengurus serta menjual Kendaraan bermotor merk: Toyota, Type: 86, warna: Merah, tahun: 2015, No. Pol: N-3671-WF, No. Rangka: va98765432, No. BPKB: 23071996, atas nama: Alvian.

Untuk keperluan yang tertera di atas maka, penerima kuasa dapat melakukan tindakan sebagai berikut:

1. Untuk menandatangani surat perjanjian jual beli, surat pernyataan melepaskan hak atas kendaraan bermotor tersebut dan maupun surat-surat yang berhubungan dengan maksud dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.
2. Menerima uang serta menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor tersebut serta melakukan tindakan lain yang dianggap perlu dan patut sehubungan dengan diberikannya kuasa ini.

Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Makassar, 12 September 2018

Penerima Kuasa                                                                                                                                                                                                                        Pemberi Kuasa

Muhammad Irham, SH                                                                                                                                                                                                                                                                     Arifin Ahmad

 

Surat Perintah Kerja

SURAT PERINTAH KERJA PROYEK
No. 07/SPKP/Desember/2017

 

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Soleh Solihin, ST
Jabatan : Pimpinan Proyek Rumah Asri Regency
Alamat : Jl. Panjaitan No. 23, Cilacap, Jawa Tengah

Yang selanjutnya disebut sebagai pihak pertama.

Dengan ini telah memberikan perintah kepada:

Nama : Samsuri
Jabatan : Pelaksana Teknik PT. BERTUAH PROPERTI
Alamat : Jl. Gatot Subroto No. 27, Cilacap, Jawa Tengah

Yang selanjutnya disebut sebagai pihak kedua.

Untuk melaksanakan pekerjaan dengan rincian sebagai berikut:

Jenis proyek : Membangun 10 (sepuluh) unit rumah di proyek Rumah Permata Regency
Alamat : Jl. Simpang Siur No.7, Cilacap, Jawa Tengah.
Nilai kontrak pekerjaan : Rp. 800.000.000;- (sembilan ratus juta rupiah)
Waktu pelaksanaan : 18 Bulan (1 Januari 2018 s/d 1 Juli 2019)
Sistem pembayaran : Full finishing

Syarat-syarat pekerjaan:

1. Pekerjaan harus sesuai dengan desain gambar yang telah disahkan atau ditetapkan
2. Pekerjaan harus dilaksanakan sejak surat perintah ini dikeluarkan dan harus diselesaikan sesuai waktu yang ditetapkan
3. Pelaksanaan serta diserahkan dengan baik kepada pemilik proyek
4. Penerima surat perintah kerja ini harus mampu memberikan jaminan mutu atas pekerjaannya.

Demikian Surat Perintah Kerja ini dibuat untuk dilaksanakan sebaik-baiknya sebagaimana mestinya.

Dikeluarkan di : Cilacap
Pada tangga : 1 Desember 2018

Yang Memberi Perintah

Soleh Solihin, ST

Yang Menerima Perintah

Samsuri

Baca Juga Pengertian Poster

Demikian beberapa hal tentang pengertian, struktur dan juga contoh surat resmi. Semoga bermanfaat.