Surat dispensasi – Surat dispensasi adalah salah satu jenis surat yang cukup sering dibuat. Surat yang termasuk surat resmi ini secara fungsi digunakan untuk mendapatkan dispensasi atau pemakluman dalam suatu hal. Sebagaimana diketahui, arti dari dispensasi adalah keringanan yang diinginkan.
Nah, ada cukup banyak contoh surat dispensasi yang tersedia untuk dipelajari. Jenis surat yang satu ini biasanya digunakan dalam urusan pekerjaan atau urusan sekolah. Misalnya saja seorang karyawan mengirimkan surat kepada pihak atasan untuk meminta izin karena tidak bisa berangkat bekerja.
Dengan adanya surat ini, maka ia akan bebas dari konsekuensi hukuman yang mungkin diterapkan bagi karyawan yang bolos. Meskipun kini zaman sudah digital dan komunikasi bisa dilakukan dengan menggunakan smartphone, namun surat dispensasi termasuk surat yang masih lestari.
Hal ini dikarenakan dalam urusan tertentu, surat memang menjadi alat komunikasi yang dianggap lebih sopan dan pantas.
Bagian-Bagian Dalam Surat Dispensasi
Perlu diketahui, surat dispensasi sebenarnya masuk dalam golongan surat yang resmi meskipun bisa dibuat oleh individu. Artinya, surat ini berbeda dengan surat tidak resmi atau surat pribadi yang bebas menggunakan bahasa apapun.
Dalam penulisan surat pribadi, seseorang harus menggunakan bahasa yang tepat dan santun. Selain itu, ada beberapa bagian yang harus ada dalam surat dispensasi tersebut agar isi surat menjadi lebih jelas dan maksud atau tujuan penulisan surat bisa dipahami dengan baik.
Adapun bagian dari surat dispensasi tersebut adalah sebagai berikut:
-
Kop Surat
Bagian pertama dari surat dispensasi adalah kop surat. Ini adalah salah satu bagian yang sangat penting karena menunjukkan identitas dari penulis surat –yang merupakan sebuah instansi atau lembaga. Akan tetapi, jika surat dispensasi dibuat oleh individu yang tidak terikat dengan instansi, maka kop surat bisa ditanggalkan.
-
Tulisan Surat Dispensasi
Bagian selanjutnya dari surat dispensasi adalah tulisan surat dispensasi. Ini adalah bagian surat yang digunakan sebagai sebuah penegas saja. Dengan adanya tulisan surat dispensasi ini, maka pembaca akan langsung tahu tujuan dari surat tersebut. Nah, biasanya, penulisan surat dispensasi ini dilakukan dengan huruf kapital dan penempatan tulisan ini ada di bawah kop surat bagian tengah.
-
Nomor Surat
Nomor surat merupakan salah satu bagian yang paling penting di mana menjadi bagian dari surat dispensasi tersebut. Bagian ini merupakan identitas dari sebuah surat resmi. Selain itu, nomor surat juga akan membantu pembuat surat untuk membuat arsip surat keluar guna keperluan pencatatan dalam instansi.
-
Salam Pembuka
Salam pembuka adalah bagian penting sebelum masuk ke dalam isi dari surat dispensasi. Bagian ini bertujuan untuk membangun keakraban dan kesopanan pada tujuan surat. Selain itu, salam pembuka juga menjadi bentuk sapaan yang akan menjelaskan tentang pengirim surat dispensasi tersebut.
-
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang paling penting dalam surat dispensasi. Bagian ini menjelaskan berbagai hal yang ingin dituju dengan pengiriman surat tersebut. Seluruh informasi berkaitan dengan dispensasi harus ditulis pada bagian ini.
Ada beberapa hal yang bisa ditulis dalam bagian isi surat dispensasi tersebut. Beberapa hal yang dimaksud adalah identitas peminta dispensasi, identitas pemberi dispensasi, alasan pemberian dispensasi, periode waktu dispensasi dan hal penting lainnya.
-
Salam Penutup
Salam penutup adalah langkah akhir untuk memberikan penghormatan. Layaknya salam pembuka, bagian ini juga ditambahkan untuk alasan sopan santun.
-
Nama Kota dan Tanggal
Poin ini menjelaskan tentang tempat dan tanggal pembuatan surat dispensasi tersebut. Bagian ini cukup penting sebagai penjelas dan memastikan jika surat yang dibuat adalah surat yang up to date. Penulisan nama kota dan tanggal bisa ditempatkan di bagian bawah surat setelah salam penutup dengan rata kanan.
-
Nama dan Tanda Tangan
Bagian lain dari surat dispensasi adalah nama dan tanda tangan. Kedua hal ini menjadi penting sebagai penjelas dari pengirim surat dispensasi tersebut. Nama ditulis dengan nama lengkap yang jelas dan ditambahkan dengan tanda tangan yang tepat.
-
Stempel
Khusus surat dispensasi yang dibuat oleh suatu instansi, maka stempel menjadi hal yang penting untuk ditambahkan. Dalam hal ini, stempel adalah salah satu tanda jika surat dispensasi tersebut adalah surat yang resmi dan tentu saja merupakan bukti penguat dari pembuatan surat.
Nah, poin di atas menjelaskan tentang bagian dari surat dispensasi yang harus ada dalam surat tersebut. Tentu saja, bagian dari surat dispensasi tersebut harus ditulis dengan runtut. Selain itu, bagian dari surat dispensasi ini juga akan menunjukkan bahwa surat yang Anda buat sudah benar dan sesuai dengan ketentuan yang diberikan.
Tips Membuat Surat Dispensasi
Setelah mengetahui beberapa bagian dari surat dispensasi, tentu Anda seharusnya sudah bisa membuatnya sendiri sesuai dengan kepentingan yang dimiliki. Namun, ada beberapa tips untuk membuat surat dispensasi yang cukup penting untuk Anda perhatikan.
Ya, tips ini akan membantu Anda untuk membuat surat dispensasi dengan tepat dan benar. Adapun beberapa tips yang dimaksud tersebut adalah sebagai berikut:
-
Gunakan Bahasa Formal yang Baik
Bahasa menjadi hal yang sangat penting dalam pembuatan surat dispensasi. Sebagaimana diketahui, surat dispensasi adalah jenis surat resmi. Oleh karena itu, dalam pembuatan surat ini, maka Anda harus menggunakan bahasa formal yang baik.
Selain menggunakan bahasa formal, hindari menggunakan bahasa pribadi yang terkesan tidak sopan. Juga, hindari untuk menyingkat kata dalam penulisan surat dispensasi ini karena akan menimbulkan kesan yang kurang sopan.
-
Hindari Menulis Surat yang Terlalu Panjang
Surat dispensasi dibuat sesuai dengan kepentingan. Artinya, surat ini hanya menjelaskan kepentingan saja dan tidak untuk hal lain. Oleh karena itu, hindari menulis surat dispensasi yang terlalu panjang dan bertele-tele. Terlebih jika surat dispensasi tersebut dibumbui dengan hal-hal yang cenderung bersifat terlalu pribadi.
-
Perhatikan Penulisan Dengan Baik
Dalam penulisan surat, salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah kesalahan penulisan. Ini merupakan kesalahan yang terus saja berulang dan sangat merepotkan. Kesalahan penulisan pada level yang mengganggu bisa membuat informasi di dalam surat tidak tersampaikan atau bisa dipahami dengan baik.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memperhatikan penulisan dengan baik. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan dalam surat dispensasi yang Anda buat tersebut sehingga seluruh informasi yang ada di dalam surat akan bisa dipahami dengan baik.
-
Berikan Informasi yang Jelas
Hal lain yang penting untuk diperhatikan saat menulis surat dispensasi adalah memberikan informasi yang jelas. Dalam hal ini, informasi yang jelas menjadi roh dari surat dispensasi. Dengan informasi yang jelas, Anda tentu bisa mendapatkan izin atau keringanan dengan cepat sesuai harapan.
-
Perhatikan Waktu Pengiriman
Memperhatikan waktu mengirim surat dispensasi adalah hal yang penting untuk dilakukan. Hal ini menjadi perlu karena ada keputusan yang akan diberikan terkait pengajuan dispensasi tersebut. Oleh karena itu, jangan mengirimkan surat dispensasi dalam waktu yang terlalu mepet.
Beberapa tips di atas harus menjadi pertimbangan sebelum mengirimkan surat dispensasi. Dengan beberapa tips tersebut, tentu membuat surat dispensasi akan menjadi semakin mudah dan Anda bisa mendapatkan perizinan sebagaimana yang Anda inginkan.
Beberapa Contoh Surat Dispensasi
Ada cukup banyak contoh surat dispensasi yang bisa dijadikan pegangan untuk membuat surat tersebut. Adanya beberapa contoh tentu bisa digunakan untuk mempelajari bagaimana surat dispensasi tersebut dibuat. Tentu, surat dibuat dengan aneka tujuan yang berbeda sesuai keinginan.
Adapun beberapa contoh penulisan surat dispensasi dengan tujuan yang berbeda adalah sebagai berikut:
Surat Dispensasi Sekolah untuk Mengikuti Kegiatan Ekstrakurikuler
Ekstrakurikuler adalah salah satu kegiatan sekolah yang memang memberikan tambahan pemahaman siswa yang mungkin tidak didapatkan dari pelajaran di sekolah. Kegiatan ini memberikan efek positif terhadap perkembangan siswa. Akan tetapi, terkadang kegiatan tersebut memerlukan pengorbanan waktu sekolah karena berbarengan.
Solusi yang bisa diambil adalah dengan membuat surat dispensasi kepada pihak sekolah. Surat dispensasi ini nantinya akan memberikan izin bagi siswa yang dimaksud untuk bisa mengikuti kegiatan ekstrakurikuler tanpa terkena hukuman karena membolos pelajaran.
Nah, adapun surat dispensasi yang bisa dibuat adalah sebagai berikut:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 89 KOTA BANDUNG
Jalan Asam Manis Nomor 69 Bandung
Telepon: 022 – 898166
Nomor : 009/PK/70/X/2018
Lampiran : 1 halaman
Perihal : Dispensasi
Kepada
Bapak/Ibu Guru Kelas X-C
Di tempat
Assalamu’alaikum Warrohmatullohi Wabarokatuh
Dengan hormat,
Puji dan syukur atas hadirat Allah SWT yang telah memberikan banyak sekali kenikmatan kepada kita hingga saat ini. Selawat dan salam senantiasa tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan umatnya dan semoga kita termasuk ke dalam umatnya yang beruntung.
Bapak/Ibu yang kami hormati,
Sehubungan dengan akan diadakannya perlombaan P3K tingkat SMA se- Kota Bandung, maka melalui surat ini, kami menyampaikan bahwa siswa kelas X-C yang namanya terlampir bersamaan surat ini untuk diberikan keringanan atau dispensasi untuk tidak mengikuti kegiatan belajar di sekolah selama kegiatan perlombaan tersebut berlangsung.
Adapun pelaksanaan perlombaan yang dimaksud adalah:
Hari : Senin hingga Rabu
Tanggal : 18 – 20 Desember 2018
Waktu : 09.30 hingga selesai.
Demikian surat ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya untuk menjadikan perhatian semua pihak terkait guna membantu kelancaran para siswa yang bersangkutan. Atas perhatian dan izin dari Bapak/Ibu sekalian, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warrohmatullohi Wabarokatuh.
Bandung, 23 November 2018
Kepala SMA Negeri 89 Kota Bandung
Ahmad Hasyim, M. Pd.
Surat Dispensasi Sekolah Untuk Mengikuti Pelatihan
Pelatihan kerap kali diadakan untuk membangun mental dan memberikan pengalaman pada para siswa. Dengan pelatihan yang diikuti, maka para siswa akan mendapatkan sebuah kemampuan yang baru selain apa yang mereka dapatkan di bangku sekolah.
Namun, seperti kegiatan ekstrakurikuler yang sebelumnya, pelatihan seringkali diadakan saat berbarengan dengan kegiatan belajar mengajar sehingga siswa yang ikut harus meninggalkan pelajaran. Oleh karena itu, dalam hal ini, surat dispensasi menjadi hal yang penting untuk dibuat.
Nah, adapun contoh surat dispensasi berkaitan dengan kegiatan mengikuti pelatihan adalah sebagai berikut:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 76 KOTA MEDAN
Jalan Raya Terusan Nomor 562 Medan
Telepon: 022 – 717381 Fax: 879177
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Roni Setiawan, M. Pd.
NIP : 891727678
Pangkat : Pembina Muda / IV B
Jabatan : Kepala Sekolah
Dengan ini memberikan izin atau dispensasi kepada siswa-siswa yang bernama:
- Putri Anita dari kelas X-2
- Dian Ayu dari kelas X-3
- Doni Setiawan dari kelas X-4
Untuk mewakili SMA Negeri 76 Medan dalam mengikuti pelatihan guna keikutsertaan dalam Lomba Olimpiade Sains yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan Kota Medan pada:
Hari : Senin hingga Rabu
Tanggal : 7 – 9 Desember 2018
Tempat : Balai Dinas Pendidikan Kota Medan
Demikian pemberitahuan terkait surat dispensasi ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
Medan, 27 November 2018
Kepala Sekolah SMA Negeri 76 Medan
Roni Setiawan, M. Pd.
Surat Dispensasi Sekolah untuk Pertukaran Pelajar
Pertukaran pelajar adalah salah satu kegiatan yang sangat bernilai positif bagi siswa. Siswa yang mendapatkan kesempatan ini tentu akan merasakan atmosfer yang berbeda dalam pengalamannya mencari ilmu. Ya, pertukaran pelajar akan membuat seorang siswa bisa merasakan pembelajaran dari sekolah yang berbeda.
Tidak hanya itu, pertukaran pelajar bagi sekolah adalah hal yang begitu baik. Sekolah yang melakukan pertukaran pelajar tentu saja akan cenderung lebih dikenal. Dengan demikian, maka sekolah akan cenderung lebih dianggap sebagai salah satu sekolah bermutu yang memiliki keunggulan dibandingkan dengan sekolah lain.
Nah, siswa yang mengikuti kegiatan pertukaran pelajar tersebut mau tidak mau harus meninggalkan kegiatan belajar di sekolahnya untuk sementara waktu. Itulah kenapa surat dispensasi diperlukan sebagai pemberian izin dari siswa tersebut.
Adapun contoh surat dispensasi terkait kegiatan pertukaran pelajar tersebut adalah sebagai berikut:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 26 PONTIANAK
Jalan Iskandar Nomor 234 Pontianak
Telepon: 022-671881 Fax: 022-71719
Nomor : 009/PK/98/X/2018
Lampiran : 1 (satu halaman)
Perihal : Dispensasi
Kepada Bapak/Ibu Guru
Kelas X-A
Di tempat
Assalamu’alaikum Warrohmatullohi Wabarokatuh
Dengan hormat,
Puji dan syukur senantiasa terucap kepada Allah SWT yang telah memberikan banyak kenikmatan kepada kita hingga saat ini. Tidak lupa, selawat dan salam senantiasa tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan pengikutnya dan semoga kita senantiasa termasuk salah satu umatnya yang beruntung.
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan pertukaran pelajar yang sudah secara rutin dilakukan setiap tahun di SMA Negeri 26 Pontianak ini yang bekerja sama dengan pemerintah Singapura, maka dengan ini kami sampaikan bahwa siswa:
Nama : Nathan Freud
NIS : 98192
Kelas : XI IPA 2
Untuk diberikan izin atau dispensasi dari kegiatan belajar yang ada di SMA Negeri 26 Pontianak karena akan mengikuti program pertukaran pelajar ke Sekolah Internasional Singapura selama kurang lebih 1 bulan terhitung sejak tanggal 29 November 2018 hingga 29 Desember 2018.
Demikian surat ini disampaikan dengan sebenarnya untuk mendapatkan perhatian dari semua pihak yang terkait agar bisa mendapatkan bantuan sesuai keperluannya. Semoga dengan bantuan semua pihak, rencana pertukaran pelajar tersebut dapat berjalan dengan lancar dan membanggakan sekolah.
Atas perhatian dan bantuan dari Bapak/Ibu Guru kami ucapkan terima kasih
Wassalamu’alaikum Warrohmatullohi Wabarokatuh
Pontianak, 17 November 2018
Kepala Sekolah SMA Negeri 26 Pontianak
Johan Efendi, M. Pd.
Baca Juga Contoh Notulen Rapat
Demikian beberapa ulasan tentang surat dispensasi yang perlu diketahui. Lihat contoh surat dispensasi tersebut untuk membantu Anda membuatnya. Semoga bermanfaat.