5 Contoh Surat Pemberitahuan Terbaik beserta Bagian-Bagiannya

Contoh surat pemberitahuan – Dewasa ini masyarakat tampaknya sudah mulai meninggalkan kebiasaan penggunaan surat dalam berkomunikasi. Salah satu alasan terkuat adalah tergeser oleh semakin majunya zaman dan kecanggihan teknologi saat ini.

Pada masa sekarang ini, mengirim tulisan atau sebuah pesan memang bisa dibilang begitu mudah layaknya membalikkan telapak tangan. Bahkan bukan hanya tulisan saja, namun pesan suara hingga gambar dan video juga begitu mudah untuk dikirim dan diterima dalam hitungan detik saja.

Meskipun begitu, tidak serta merta segala bentuk kegiatan surat menyurat benar-benar ditinggalkan. Salah satu jenis surat resmi yang masih eksis hingga saat ini adalah surat pemberitahuan.

Contoh surat pemberitahuan biasanya digunakan pada setiap instansi sekolah, pemerintahan, organisasi, perusahaan, komunitas, instansi pemerintah hingga lembaga negara. Untuk surat resmi sendiri sebenarnya memiliki kaidah atau format yang harus dipenuhi.

Sebelum membahas mengenai contoh dari beberapa surat pemberitahuan yang biasa dibuat, alangkah baiknya terlebih dahulu Anda mengetahui bagian-bagian dari surat resmi yang harus ada dan tidak boleh dilewatkan.

Apa Arti Surat Pemberitahuan?

apa arti surat pemberitahuan
notepam.com

Definisi dari surat pemberitahuan adalah sebuah surat yang digunakan atau memiliki fungsi untuk memberikan informasi dari sebuah instansi kepada instansi lain ataupun kepada individu.

Isi dari surat pemberitahuan tersebut biasanya mengenai sebuah kegiatan yang akan dilakukan pada waktu mendatang. Layaknya surat pada umumnya yang memiliki bahasa yang sopan, pada contoh surat pemberitahuan yang cenderung bersifat resmi penggunaan bahasa juga harus baku.

Namun ada pula beberapa hal yang menjadi sorotan dalam pembuatan surat pemberitahuan. Hal tersebut adalah format surat. Lantas apa saja format atau bagian-bagian surat pemberitahuan yang baik dan benar?

Bagian-Bagian Surat Resmi

bagian bagian surat resmi
hariannusantara.com

Kepala Surat (KOP Surat)

Bagian pertama yang berada di posisi paling atas dari surat resmi adalah kepala surat atau yang biasa disebut juga dengan KOP surat. Kop surat ini sendiri berisi tentang informasi mengenai nama, identitas, logo hingga alamat dari lembaga si pengirim surat.

KOP surat juga memiliki fungsi penting yakni sebagai media promosi yang sengaja dilakukan oleh lembaga maupun organisasi pengirimnya. Bagian pertama dari surat resmi ini masih dibagi lagi atas beberapa poin yang tidak boleh dilewatkan diantaranya:

  1. Nama lembaga atau instansi
  2. Logo atau lambang lembaga atau instansi
  3. Alamat lembaga atau instansi
  4. Nomor telepon lembaga atau instansi
  5. Kode pos dan fax lembaga atau instansi jika ada
  6. Alamat email dan website lembaga atau instansi jika ada.

Contoh penulisan KOP surat adalah sebagai berikut:

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GUNA BANGSA INDONESIA

FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMASARAN PARIWISATA

Jalan Wahid Hasyim no 337 Jakarta 6475 Telp (021) 123456 Fax 75648 

Tempat dan Tanggal Surat

Bagian dari surat resmi berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Contoh surat pemberitahuan biasanya mencantumkan juga tempat serta tanggal surat dengan tujuan untuk memberikan informasi mengenai dari mana dan kapan surat tersebut dikirim.

Untuk tempat surat terkadang tidak ditulis kembali apabila sudah tercantum alamat instansi atau lembaga yang ada di bagian KOP surat. Namun tak jarang pula yang masih menyertakannya kembali dan diikuti tanggal surat sesuai dengan kapan waktu surat dikirim.

Cara penulisan tempat serta tanggal surat yang benar di Indonesia adalah dimulai dengan menuliskan nama kabupaten/kota yang kemudian diikuti dengan tanggal, bulan dan tahun. Contohnya Jakarta, 21 April 1997.

Nomor Surat

Seperti halnya surat resmi pada umumnya, contoh surat pemberitahuan juga memiliki nomor surat yang harus dicantumkan. Penomoran ini ditulis oleh surat resmi yang dikirim oleh instansi, perusahaan, organisasi maupun lembaga resmi yang sudah terdaftar.

Penggunaan nomor surat biasanya mencakup beberapa hal seperti nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal bulan dan tahun penulisan surat. Sedangkan untuk fungsi dari nomor surat itu sendiri adalah untuk memudahkan dalam pengaturan serta penyimpanan. Sehingga Anda bisa mengetahui berapa jumlah surat yang dikeluarkan oleh lembaga terkait.

Penempatan nomor surat umumnya disesuaikan dengan bentuk serta sistem penulisannya. Nomor surat bisa diletakkan pada bagian kiri atas kertas untuk surat berperihal, namun bisa juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang memiliki judul.

Contoh penulisan nomor surat adalah 045/BNS/01/08/2017 atau 123/MI/X2019.

Lampiran

Di beberapa contoh surat resmi juga ada yang menyertakan lampiran. Lampiran merupakan bagian penjelas yang memuat informasi bahwa terdapat berkas atau dokumen lain yang disertakan di dalam surat tersebut. Jadi semisal tidak ada berkas maupun dokumen yang diikutsertakan, maka bagian lampiran ditiadakan.

Untuk penulisan lampiran biasanya dengan menuliskan jumlah lembar, eksemplar atau cukup dengan jumlah berkasnya saja dengan menggunakan huruf. Sedangkan bagi yang tidak menyertakan dokumen, maka bisa ditulis dengan tanda strip atau penghubung atau tanda minus.

Hal/Perihal

Contoh surat pemberitahuan juga tak jarang menyertakan bagian yang satu ini yakni hal atau perihal. Bagian surat resmi yang satu ini memiliki fungsi untuk memberi petunjuk kepada para pembaca mengenai kepentingan serta isi pokok yang ada di dalam surat.

Jadi dengan kata lain hal atau perihal hampir sama fungsinya dengan judul pada surat yang berjudul. Penulisan hal atau perihal juga memiliki tata cara sendiri yakni secara keseluruhan tidak ditulis menggunakan huruf kapital.

Melainkan hanya pada huruf pertama dari kata utamanya saja. Dan di akhir hal atau perihal Anda tidak perlu menambahkan tanda titik.

Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu dari bagian surat yang tidak boleh ditinggalkan. Ada dua jenis alamat tujuan yang perlu ditulis yakni alamat luar yang harus Anda tulis pada sampul surat serta alamat dalam yang ditulis pada bagian dalam kertas surat.

Untuk penulisan alamat di bagian sampul wajib menuliskannya secara lengkap, berbanding terbalik dengan alamat bagian dalam yang bisa ditulis hanya sebagian saja. umumnya, terdapat sebuah panggilan yang ditujukan kepada seseorang atau instansi yang dituju dengan menggunakan kata Bapak/Ibu maupun Yth.

Ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan dalam penulisan alamat tujuan yakni:

  1. Alamat tujuan bisa menggunakan kata Yth yang merupakan singkatan dari Yang terhormat. Ini berarti Anda menghormati pihak yang dituju
  2. Bisa langsung dengan menggunakan sebutan seperti Bapak, Ibu atau Sdr yang kemudian diikuti dengan nama orang yang Anda tuju
  3. Pada akhir dari tiap baris Anda tidak perlu menambahkan tanda titik kecuali jika digunakan sesudah singkatan
  4. Sebagai saran, Anda dianjurkan untuk menyertakan kode pos guna mempermudah pengiriman surat kepada alamat yang dituju.

Contoh penulisan alamat tujuan:

Yth. Direktur PT Ingin Maju

Jalan Soedirman No. 37

Jakarta

Salam Pembuka

Yang merupakan bagian dari surat selanjutnya adalah salam pembuka. Salam pembuka ini memiliki fungsi untuk membuka pembicaraan yang ada di dalam surat sesuai dengan adab dan juga sopan santun. 

Umumnya, salam pembuka berisi tentang sapaan-sapaan. Penulisan salam pembuka yang baik dan benar adalah diawali menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan pemberian tanda koma.

Contoh salam pembuka:

Dengan hormat,

Assalamualaikum wr.wb,

Selamat pagi

Isi Surat

Isi merupakan bagian inti dan paling penting dari contoh surat pemberitahuan. Pada bagian ini biasanya memuat apapun yang ingin atau sekiranya perlu untuk disampaikan oleh sang pengirim kepada individu ataupun instansi yang dituju.

Seperti halnya bentuk karangan pada umumnya, bagian isi dari surat biasanya terdiri dari 3 bagian yang mencakup bagian pembuka, bagian inti hingga bagian penutup. Untuk bagian pembuka biasanya berisi pengantar yang ditujukan untuk pembaca agar bisa mengetahui isi serta berita yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat.

Berita atau pokok masalah ini harus tertera di bagian pembuka dan untuk selanjutnya dijelaskan lebih detail di bagian inti. Untuk bagian inti pada isi surat sendiri berisikan maksud serta tujuan utama dari pengirim surat.

Maksud dari pengiriman surat ditulis secara singkat padat dan jelas sehingga bisa diterima dengan baik oleh pembaca. Sedangkan bagian penutupnya berupa penegasan, kesimpulan, atau ucapan terima kasih.

Dengan begitu, pada bagian penutup akan ditandai dengan uraian pokok yang ingin disampaikan. Namun tetap harus ditulis secara singkat dan tidak diperlukan basa-basi yang berlebihan.

Salam Penutup

Bagian ini terletak pada akhir surat yang mana digunakan untuk ucapan salam akhir dan menambah kesantunan dalam mengirim surat. Meskipun salam penutup tidak wajib ada namun tetap terdapat tata cara penulisannya yakni dengan diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

Contoh salam penutup:

Wassalamu’alaikum wr.wb,

Terima kasih,

Hormat kami,

Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Nama pengirim dan tanda tangan pada contoh surat pemberitahuan dituliskan pada bagian bawah surat. Nama yang dicantumkan adalah nama terang atau nama lengkap dari pengirim atau siapapun yang bertanggung jawab atas pengiriman surat tersebut. selain itu juga ditambahkan dengan tanda tangan asli dari sang pengirim.

Tembusan

Bagian terakhir adalah tembusan yang merupakan bagian yang menjelaskan pihak maupun orang lain yang berhak mendapatkan surat tersebut. meski demikian, tidak semua jenis surat memiliki tembusan.

Contoh Surat Pemberitahuan 

contoh surat pemberitahuan 
made-blog.com

Surat pemberitahuan biasanya ditujukan ketiga akan diadakan kegiatan resmi, pemberitahuan pembayaran dan masih banyak yang lainnya. Berikut contoh surat pemberitahuan terbaik yang bisa Anda gunakan sebagai rujukan.

Surat Pemberitahuan Kegiatan Resmi

surat pemberitahuan kegiatan resmi
made-blog.com

PEMERINTAH KABUPATEN WONOSOBO

READ  Surat Dinas: Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Syarat, Jenis beserta Contohnya

DESA PUCUNG WETAN, KEL. WORA-WARI, KEC. SUKOHARJO RT 07

 

Wonosobo, 14 Januari 2020

 

Perihal : Kerja Bakti

 

Kepada Yth,

Bapak/Ibu Warga RT 07

Di tempat

 

Dengan Hormat,

Dalam rangka menyambut kunjungan kerja Bapak Bupati Wonosobo ke Desa Pucung Wetan RT 07 / RW 03 pada 20 Januari 2020, kami pengurus desa mengundang seluruh warga desa Pucung Wetan RT 07 untuk melakukan kerja bakti:

Hari/ Tanggal : Jum’at 17 Januari 2020

Pukul : 08.00-selesai

Tempat Kumpul : Di Kantor Desa Pucung Wetan

Agenda dalam kegiatan kerja bakti kali ini adalah membersihkan badan jalan serta saluran irigasi di sepanjang lingkungan RT 07.

Demikian surat undangan ini kami buat. Besar harapan kami seluruh warga dapat ikut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut

Hormat Kami,

Ketua RT 07,

 

Muhammad Ma’ruf

 

Surat Pemberitahuan Pembayaran

surat pemberitahuan pembayaran
www.kumpulansurat.co.id

SURYATAMA INDAH MULIA

Jln.Indragiri No 77 Taman, Jakarta

Tlp. 03515658xx Fax. 0345 556677xx

Web: suryatamaindah.com Email: [email protected]

 

Jakarta 22 Desember 2019

 

Hal: Konfirmasi Pembayaran

Kepada:

Manager PT. Distribusi Indojaya

Jln. Gatot Subroto No 33 Senayan Jakarta

Di Tempat

Dengan Hormat,

Merujuk pada surat yang telah Anda kirimkan dengan no INV/PTSIM/17/2019 telah kami terima dengan baik.

Mengenai penagihan barang yang dikirimkan pada tanggal 7 Desember 2019 dengan No Invoice: INV/PTSIM/05/12/2019 dengan ini kami informasikan bahwa pada tanggal 22 Desember 2019 kami telah melakukan pembayaran ke Rekening Bank BCA 345987xx a/n PT. Distribusi Indojaya dengan jumlah Rp. 270.000.000 (dua ratus tujuh puluh juta rupiah) sebagai pelunasan invoice no INV/PTSIM/05/12/2019.

Demikian surat pemberitahuan pembayaran ini kami sampaikan. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

 

READ  10 Contoh Surat Pengalaman Kerja Untuk Berbagai Keperluan

Hormat Kami,

Suryatama Indah Mulia

 

Vincentia Talya

Manager Keuangan

 

Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

surat pemberitahuan kegiatan sekolah
www.made-blog.com

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN WONOSOBO

SMA 03 WONOSOBO

Jln. S.Parman No 37 b Wonosobo Barat Wonosobo 56377

Telp. 0286 23468268 fax 0286 77588363

 

Wonosobo, 21 September 2019

 

Nomor : 08/IX/SM8/2019

Perihal : Pemberitahuan

Lampiran : –

Yang terhormat

Bapak/Ibu Wali Murid

Kelas XI SMA 03 Wonosobo

Di tempat

Dengan Hormat,

Berdasarkan keputusan rapat pada 22 Agustus 2019 kemarin tentang rencana acara tahunan yakni Study Tour. Maka dengan ini kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu Wali Murid kelas XI (Sebelas) cara Study Tour akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : 10 s/d 12 Oktober 2019

Tempat : Pantai Pandawa Bali Bali Safari Marine Park Pabrik Kata-kata Joger

Biaya : 1.200.000 ( Satu Juta Dua Ratus Ribu Rupiah)

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan dukungannya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Kepala SMA 8 Wonosobo

 

Muhammad Zayn

 

Surat pemberitahuan Kegiatan Perusahaan

surat pemberitahuan kegiatan perusahaan
www.liputan6.com

PT MAJU MAKMUR FURNITURE

Jl. Semanggi No 45 Condongcatur Yogyakarta

 

Yogyakarta, 18 Desember 2019

 

No : 118/SF/12/2019

Lampiran : –

Hal : Pemberitahuan Kegiatan

Yth.

Managemen dan Karyawan

Makmur Furniture

Ditempat

 

Dengan hormat,

Seperti agenda tahunan PT Makmur Furniture yakni pundi amal akhir tahun, maka kami informasikan kepada seluruh karyawan PT. Makmur Furniture bahwa agenda pundi amal akhir tahun 2019 akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Jum’at 31 Desember 2019 

Waktu : 10.00 s/d Selesai

Tempat : Panti Asuhan Sejahtera Yogyakarta

Dengan surat pemberitahuan ini kami jajaran direksi menghimbau untuk seluruh karyawan PT Makmur Furniture untuk ikut serta dalam kegiatan tersebut.

Demikianlah surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Direktur PT. Makmur Furniture 

 

READ  16 Contoh Surat Resign yang Bisa Dijadikan Referensi

Joko Sriwidadi SE

 

Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

surat pemberitahuan pengiriman barang

LANCAR TERUS COFFEESHOP

Jl. Lurus terus No.37, Wonosobo Timur, Wonosobo

Telp (0286) 88776xx Fax. 98765678xx

 

7 Januari 2019

 

Nomor : 223/LTC/II/19

Lampiran : 1 lembar

Hal : Pemberitahuan Pengiriman Barang

 

Kepada

Kopiku

Jln. Raya Semangka No 45

Wonosobo

 

Dengan Hormat

Suatu kebanggaan bisa menjadi salah satu supplier untuk CV. Kopiku. Dengan surat ini kami informasikan bahwa pesanan pada tanggal 2 januari dengan nomor invoice KK/23/II/19 telah dikirimkan. Pesanan tersebut kami kirimkan menggunakan Ekspedisi Indah Cargo dengan no Resi INC008648923. Apabila ada kendala terkait dengan pesanan yang kami kirimkan kami siap untuk dukungan penuh.

Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

LANCAR TERUS COFFEESHOP

 

Dyah Pramudia

Direktur

Baca Juga Contoh Surat Jalan

Demikianlah beberapa referensi mengenai bagian-bagian dari surat resmi beserta penjelasannya dan dilengkapi dengan contoh surat pemberitahuan terbaik. Semoga bisa menjadi panduan dan referensi untuk Anda.

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.