Surat Dinas: Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur, Syarat, Jenis beserta Contohnya

Surat dinas – Salah satu surat yang termasuk surat formal dan sering digunakan adalah surat dinas. Tentu, Anda sudah familiar dengan nama surat yang satu ini, bukan? Surat dinas, menurut pengertiannya, adalah surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga guna keperluan dinas. Ada cukup banyak contoh surat dinas yang bisa dijadikan referensi.

Dalam pemahaman yang lain, surat dinas juga diartikan sebagai sebuah surat yang dibuat oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Beragam keperluan yang disampaikan menggunakan surat dinas diantaranya adalah permasalahan izin, penugasan, pengumuman dan lainnya. 

Dikarenakan termasuk ke dalam surat resmi, pembuatan surat dinas harus memperhatikan kaidah atau format khusus yang sudah ditentukan. Selain itu, penggunaan bahasa dalam menuliskan detail surat juga harus menggunakan bahasa yang cenderung baku dan resmi.

Fungsi Surat Dinas

Sebelum membahas tentang contoh surat dinas, ada beberapa fungsi dari surat dinas yang cukup penting untuk diketahui terlebih dahulu. Sebagaimana disinggung di awal bahwa surat dinas digunakan sebagai dokumen resmi dari suatu instansi yang digunakan untuk berbagai hal yang berbeda.

Nah, secara lebih rinci, ada beberapa fungsi dari surat dinas yang cukup penting. Beberapa fungsi dari surat dinas tersebut adalah sebagai berikut:

• Pedoman Kerja

Salah satu fungsi paling penting dari surat dinas adalah untuk pedoman kerja. Dalam hal ini, surat dinas bisa berbentuk sebagai surat izin, surat keputusan dan juga surat untuk instruksi kerja.

• Alat Pengingat

Surat dinas juga bisa dijadikan sebagai alat pengingat. Dalam hal ini, perlu diketahui bahwa surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi. Oleh karena itu, surat ini dapat dijadikan pengingat apa saja agenda yang sudah dilakukan oleh instansi tersebut. Karenanya, surat dinas harus senantiasa dibuat arsip.

• Bukti Perubahan

Fungsi lain dari surat dinas adalah sebagai suatu bukti perubahan. Surat dinas bisa menjadi salah satu media untuk menyampaikan keputusan resmi dari suatu instansi terkait. Dengan demikian, apa yang menjadi perubahan dari instansi tersebut bisa dipahami dengan baik.

• Alat Bukti Autentik 

Surat dinas bisa menjadi salah satu tanda bukti autentik dalam urusan instansi. Surat ini menjadi bukti resmi tentang kerja sama atau perjanjian yang dilakukan oleh suatu instansi dengan instansi yang lain.

Beberapa poin di atas menjelaskan tentang apa saja fungsi dari surat dinas tersebut. Dari penjelasan mengenai fungsi surat dinas di atas bisa dipastikan jika surat ini merupakan surat yang penting, terutama dalam hal kedinasan dari suatu instansi.

Ciri-ciri Surat Dinas

Surat bisa dikenali dari ciri dan karakteristiknya yang bisa dikatakan berbeda dari satu jenis surat dengan jenis yang lain. Sebelum membahas tentang contoh surat dinas, ada beberapa ciri dari surat dinas yang juga perlu untuk diketahui. 

Mengetahui ciri dari surat dinas tentu akan memberikan pemahaman yang baru sehingga Anda bisa mengetahui isi dari surat dinas tersebut secara detail. Adapun ciri dari surat dinas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Dalam surat dinas terdapat kop surat atau kepala surat yang tertulis nama instansi serta nama lembaga terkait sebagai pengirim surat
2. Surat dinas dilengkapi dengan nomor surat yang nantinya digunakan untuk urutan arsip dan umumnya disertai dengan lampiran sebagai berkas pendukung dari surat yang dikirim
3. Surat dinas dibuat dengan menggunakan bahasa yang resmi dan cenderung baku. Selain itu, surat dinas dibuat dengan format yang tertentu yang sudah di bakukan sebelumnya
4. Pada bagian dari surat dinas terdapat salam pembuka dan juga salam penutup. Kedua salam tersebut adalah salah satu bentuk kesopanan dalam komunikasi yang dilakukan dengan bentuk surat
5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel resmi dari suatu lembaga atau instansi yang mengeluarkannya.

Syarat Penulisan Surat Dinas

Sebagaimana disinggung di awal, surat dinas dibuat dengan aturan yang cenderung baku dan tentu saja berbeda dengan beberapa jenis surat lainnya. Dalam penulisannya, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan agar surat dinas yang dibuat tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku.

Adapun beberapa syarat dari penulisan surat dinas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Surat dinas yang dikeluarkan harus mampu memberikan citra yang baik terkait lembaga atau instansi tertentu yang mengeluarkannya
2. Bahasa yang digunakan dalam membuat surat dinas harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, sopan, baku dan juga bahasa resmi
3. Dalam penulisannya, isi dari surat dinas harus dibuat dengan jelas, padat dan cenderung singkat
4. Format yang digunakan dalam pembuatan surat dinas adalah format standar resmi dengan format yang teratur.

Beberapa poin di atas menjelaskan tentang syarat yang harus diperhatikan dalam penulisan surat dinas. Dengan pemahaman yang tepat mengenai syarat dari surat dinas tersebut, tentu membuat surat dinas bisa menjadi lebih mudah dan hasilnya pun akan cenderung lebih baik.

Beragam Jenis Surat Dinas

Dalam penerapannya, ada beberapa jenis surat dinas yang bisa digunakan. Adanya beberapa jenis surat dinas tersebut tentu bisa dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan dan maksud kenapa surat dinas tersebut dibuat.

Nah, adapun beberapa jenis surat dinas yang umumnya digunakan dalam aneka kepentingan instansi adalah sebagai berikut:

• Surat Panggilan Kerja

Salah satu jenis surat dinas yang paling umum dibuat adalah surat panggilan kerja. Jenis surat dinas ini merupakan surat yang dibuat oleh suatu lembaga atau instansi tertentu dengan tujuan melakukan pemanggilan calon pegawai guna melakukan suatu wawancara. Selain itu, surat ini juga digunakan untuk pengujian atau hal lain terkait pekerjaan baru.

• Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas adalah salah satu jenis surat dinas yang cukup sering pula dibuat. Surat yang satu ini akan dibuat dan dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga untuk pejabat tertentu guna melakukan perjalanan dinas.

Dalam hal ini, dengan adanya surat perintah perjalanan dinas, ada fasilitas yang akan didapatkan. Pekerja atau karyawan yang melakukan perjalanan dinas akan mendapatkan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lain yang diperlukan selama bertugas.

• Surat Perjanjian Kerja

Surat perjanjian kerja merupakan sebuah surat dinas atau surat resmi dengan isi berupa kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan. Surat ini ditandatangani oleh calon pekerja dan juga pihak dari perusahaan. Surat ini umumnya akan dilengkapi dengan ketentuan yang akan mengatur hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan.

• Surat Permohonan Izin

Surat permohonan izin adalah salah satu jenis surat dinas yang juga cukup banyak dibuat. Sama seperti namanya, surat dinas ini digunakan untuk meminta izin dari suatu instansi terkait karena berhalangan mengikuti aktivitas sebagaimana biasanya. Dengan mengirimkan surat izin ini, maka tidak ada konsekuensi hukum yang harus ditanggung

• Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh pejabat atau pimpinan dari suatu instansi. Surat ini biasanya berisi tentang data pribadi dari seseorang berdasarkan fakta dan data autentik lainnya. Surat ini nantinya akan digunakan untuk kepentingan pribadi, termasuk salah satunya mendapatkan kenaikan pangkat.

• Surat Peringatan

Surat peringatan adalah jenis dari surat dinas atau surat resmi yang dibuat untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang melakukan kesalahan. Surat peringatan ini bertujuan untuk memberikan tekanan kepada karyawan atau pekerja lain agar mereka tidak melakukan kesalahan yang fatal.

• Surat Keputusan

Surat keputusan adalah jenis surat dinas yang dibuat untuk memutuskan sesuatu. Surat ini sangat penting untuk menunjukkan posisi dari instansi atau lembaga terkait suatu hal. Dengan adanya surat keputusan tersebut, maka tidak akan ada perbedaan tafsir atau pemahaman yang tersebar di lingkungan instansi atau masyarakat yang lain.

Beberapa jenis surat dinas tersebut menunjukkan bahwa ada beberapa macam surat dinas yang memungkinkan untuk dibuat. Dengan adanya beberapa jenis surat dinas tersebut, maka Anda bisa membuat surat dinas yang tepat sesuai dengan tujuan dan maksud dari surat dinas yang hendak dibuat.

Struktur Surat Dinas

Hal lain yang begitu penting untuk disimak dari surat dinas adalah struktur dari surat dinas tersebut. Pemahaman detail dan mendalam tentang struktur dari surat dinas menjadi hal yang penting karena akan berpengaruh pada hasil pembuatan surat dinas tersebut.

Sebagaimana diketahui, surat dinas adalah surat resmi yang bagian-bagiannya sudah ditentukan terlebih dahulu. Dengan pemahaman struktur, maka Anda bisa membuat surat dinas sesuai dengan aturan yang sudah disepakati.

Adapun beberapa struktur dari surat dinas tersebut adalah sebagai berikut:

• Kepala Surat

Struktur pertama dari surat dinas adalah kepala surat atau kop surat. Bagian ini merupakan ciri khas dari sebuah surat yang resmi keluar dari instansi. Dalam kepala surat terdapat beberapa detail yang harus dicantumkan, seperti logo, nama dan juga alamat dari lembaga atau instansi tersebut.

• Tanggal Surat

Tanggal surat menjelaskan tentang waktu pembuatan surat dinas tersebut. Poin ini menjadi penting terutama untuk keperluan arsip surat. Selain tanggal, biasanya juga akan dilengkapi dengan tempat pembuatan surat dinas.

• Nomor Surat

Nomor surat adalah bagian dari surat dinas yang tidak ditemukan pada jenis surat lainnya. Bagian ini berisi tentang kode, nomor surat yang dikeluarkan, identitas dari instansi yang mengeluarkan dan juga tahun pembuatan. Nomor surat sangat penting untuk keperluan arsip dan mengurutkan surat yang dikeluarkan oleh instansi.

• Lampiran

Lampiran merupakan berkas pendukung yang ditambahkan dalam surat. Lampiran ini terpisah dari lembaran surat. Namun, sifat lampiran ini tidak wajib karena beberapa surat dinas tidak memerlukan dokumen penunjang .

• Perihal

Perihal merupakan isi dari surat dinas yang dibuat tersebut. Bagian ini membahas apa yang ingin diutarakan oleh instansi kepada penerima dari surat tersebut.

• Alamat

Alamat merupakan tujuan dari penerima surat dinas. Dalam hal ini, ada dua jenis penulisan alamat untuk pengiriman surat dinas. Pertama, alamat surat dinas yang ditunjukkan oleh personal atau perseorangan. Selain itu, ada pula surat dinas yang dikirimkan untuk sebuah instansi terkait.

• Salam Pembuka

Salam pembuka adalah suatu sapaan sebelum masuk ke detail surat dinas yang hendak disampaikan. Fungsi dari salam pembuka ini adalah untuk menunjukkan rasa hormat dan pertemanan kepada penerima surat dinas.

• Isi Surat

Isi surat dinas adalah bagian terpenting dari jenis surat ini. Isi surat menjelaskan berbagai hal yang menjadi tujuan dari penulisan surat dinas tersebut. Dalam penulisannya, isi surat dinas sebaiknya ditulis dengan singkat, padat dan juga jelas.

• Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dinas yang dikirim. Layaknya salam pembuka, salam penutup ini juga digunakan sebagai bentuk sopan santun atau rasa hormat kepada penerima surat dinas tersebut.

• Nama

Setelah salam penutup, ada tambahan nama terang yang ditambahkan. Nama ini diisi dengan nama lengkap dari pengirim surat. Ini adalah salah satu bagian yang penting dari surat dinas yang umumnya tidak ditemukan pada jenis surat lain.

• Tembusan

Bagian lain dari surat dinas adalah tembusan. Ini merupakan bagian yang cukup penting jika memang ada pihak lain yang juga harus mengetahui isi surat dinas tersebut secara lengkap. Namun, jika surat dinas yang dikirim cenderung direct sending, maka tembusan ini tidak diperlukan.

Nah, beberapa poin di atas adalah bagian dari surat dinas yang sangat penting untuk diperhatikan. Poin di atas tentu saja harus masuk semuanya ke dalam susunan surat dinas yang dibuat. Anda nantinya bisa melihat beberapa struktur surat dinas tersebut pada contoh surat dinas yang ditambahkan. 

Kesalahan Umum Membuat Surat Dinas yang Harus Dihindari

Meskipun ada skema yang telah ditentukan sebelumnya, namun tetap saja ada cukup banyak kesalahan yang dilakukan dalam pembuatan surat dinas tersebut. Kesalahan penulisan ini tentu menjadi hal yang cukup fatal karena akan membuat surat dinas menjadi cacat.

Oleh karena itu, kesalahan-kesalahan tersebut harus dihindari sedemikian rupa. Nah, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan surat dinas. Beberapa kesalahan yang dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut:

• Kesalahan dalam Penulisan Kepala Surat

Penulisan kepala surat menjadi hal yang seringkali menimbulkan masalah. Cukup banyak pembuat surat dinas yang salah dalam menuliskan kepala surat. Padahal, sebagaimana diketahui, kepala surat adalah bagian yang sangat penting karena merupakan identitas dari instansi.

Ada beberapa kesalahan yang terjadi dalam penulisan kop surat ini. Salah satu yang paling sering adalah penggunaan tanda baca yang salah. Selain itu, ditemukan pula kop surat tidak disertakan alamat instansi secara lengkap.

• Isi Surat yang Bertele-Tele

Kesalahan lain yang sering terjadi dalam penulisan surat dinas adalah isi surat yang terlalu panjang dan bertele-tele. Sebagaimana diketahui bahwa penulisan isi surat dinas seharusnya singkat, padat dan jelas. Namun, sering ditemukan isi surat dinas yang justru cenderung seperti surat pribadi

• Kesalahan Penulisan

Typo atau salah tulis adalah momok dalam setiap penulisan surat. Seharusnya, surat dinas sudah bebas dari kesalahan seperti itu. Oleh karenanya, sebelum surat dinas tersebut secara resmi dikeluarkan, harus ada pengecekan yang lebih lanjut untuk memastikan jika tidak ada typo yang terjadi.

Contoh Surat Dinas

Ada cukup banyak sebenarnya contoh surat dinas yang bisa menjadi inspirasi dan bantuan untuk membuat surat ini. Adapun salah satu contoh dari surat dinas ini adalah sebagai berikut:

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM

MA YPI TUREN

Alamat : Jalan Panglima Sudirman No.181 Turen Malang Telepon (0341) 888888

 

SURAT KEPUTUSAN

Nomor : MA.m/165/P.YPI.535/VI/2015

TENTANG PENGANGKATAN KEPALA MADRASAH, STAF, GURU DAN KARYAWAN YPI TUREN 

MASA BAKTI 2015-2017

Bismillahirrohmanirrohim

MENIMBANG

Bahwa untuk kelancaran program pendidikan dan pengajaran pada MA YPI-Turen, perlu mengeluarkan surat keputusan ini.

MENGINGAT

1. UU No.22/1989 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. PP No.27,28,29 / Tahun 1990
3. PD / PRT MA-YPI Turen.

MEMPERHATIKAN

Atas Usulan Kepala Madrasah Aliyah YPI Turen

Nomor: MA.m/288/535/YPI/V/2015

Tanggal: 02 Mei 2015.

MEMUTUSKAN MENETAPKAN

PERTAMA 

Nama : FARIDA NINA SARI

Tempat/Tgl.Lahir : Malang, 14 Februari 1996

NIP : –

Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Jl. Kenongosari I RT 02 / RW 04 Turen

Ijazah Terakhir : SMK (Akuntansi)

Diangkat sebagai  : Tata Usaha

Pada Madrasah : MA YPI Turen

TMT : 01 Juli 2015 s/d 30 Juni 2017

Dengan hak dan kewajiban diatur oleh Kepala Madrasah MA YPI dengan keputusan ini.

KEDUA

Keputusan ini berlaku mulai ditetapkan. Apabila di kemudian hari ada kekeliruan, akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

KETIGA

Asli keputusan ini akan diberikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dan tembusannya dikirim kepada yang terkait untuk diketahui dan digunakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Turen

Tanggal : 01 Juni  2015

Ketua YPI Turen.

Tembusan Kepada:

1. Kepala Madrasah Aliyah YPI Turen
2. Arsip
3. Arif Nasuki, SH.

Baca Juga Pengertian Deskripsi

Demikian beberapa ulasan tentang surat dinas termasuk contohnya. Nah, perhatikan contoh surat dinas tersebut dan pelajari bagaimana cara penulisan yang tepat hingga nantinya Anda bisa membuat surat dinas tepat sesuai dengan kebutuhan. Semoga bermanfaat.