Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja dan Cara Membuatnya

Contoh surat izin tidak masuk kerja – Membuat surat izin tidak masuk kerja adalah hal yang harus dilakukan oleh seorang karyawan atau pekerja saat berhalangan menunaikan kewajibannya. Surat ini memang menjadi bukti riil bahwa ada halangan atau kondisi yang tidak memungkinkan bagi seorang karyawan untuk bekerja. Dengan demikian, maka mereka –para pekerja atau karyawan, akan bebas dari masalah absensi.

Meskipun surat ini termasuk yang sangat penting untuk para karyawan, namun masih banyak dari mereka yang kurang familiar dengan penulisannya. Tentu, banyak contoh surat izin tidak masuk kerja yang tersedia di internet yang bisa menjadi acuan. Namun, meskipun demikian, mengetahui teori atau kaidah dari penulisan surat izin tidak masuk kerja ini juga menjadi hal penting.

Dengan pengetahuan ini, maka Anda akan bisa membuat surat izin tidak masuk kerja yang benar dan tentu saja sesuai dengan ketentuan. Nah, pada kesempatan kali ini akan dibahas mengenai beragam informasi serta contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa membantu Anda membuat surat yang satu ini. Penasaran? Simak beberapa ulasan di bawah ini.

Apa Itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?

Sebelum membahas lebih detail mengenai contoh surat izin tidak masuk kerja, pengertian dari surat ini cukup penting untuk diketahui.

Perlu diketahui bahwa surat izin tidak masuk kerja adalah surat yang ditulis oleh karyawan atau pekerja yang menerangkan bahwa dirinya tidak bisa memenuhi kewajibannya untuk bekerja pada waktu tertentu karena alasan tertentu.

Jadi, pada dasarnya, ada dua hal yang perlu digarisbawahi dalam surat izin tidak masuk kerja, yaitu waktu untuk izin tidak masuk kerja dan juga alasan kenapa seorang karyawan tersebut meminta izin. Tentu saja, alasan yang diberikan adalah alasan yang masuk akal dan tidak boleh dibuat-buat.

Selain itu, terkadang surat izin tidak masuk kerja harus dibuat oleh instansi yang memang kredibel dan resmi. Misalnya saja, ketika izin karena sakit, maka surat keterangan sakit tersebut harus dibuat oleh lembaga kesehatan lengkap dengan kop surat dan juga tanda tangan resmi dari instansi kesehatan tersebut. Hal ini cukup penting karena berhubungan dengan kepercayaan. 

Penyebab Surat Izin Tidak Masuk Kerja Dibuat

Sebagaimana disinggung di awal bahwa dalam contoh surat izin tidak masuk kerja ada penyebab yang harus ditulis dengan jelas dan tidak mengada-ada. Tentu saja hal ini sangat perlu untuk diperhatikan karena akan berpengaruh pada diberikan atau tidaknya izin dari perusahaan atau kantor tempat pekerja dan karyawan tersebut bernaung.

Secara umum, ada beberapa penyebab yang mendasari seorang karyawan atau pekerja menulis surat izin tidak masuk kerja. Adapun beberapa penyebab yang dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut:

• Sakit

Bisa dikatakan sakit adalah salah satu sebab yang paling umum untuk menulis surat izin tidak masuk kerja. Memang, dalam contoh surat izin tidak masuk kerja, sakit seringkali dijadikan sebab utama kenapa seorang pekerja atau karyawan tidak masuk untuk memenuhi kewajibannya.

Memang, ketika seorang karyawan sakit, maka ia akan diizinkan untuk tidak berangkat bekerja. Selain karena kondisinya yang lemah, ada kemungkinan penularan penyakit jika memang apa yang ia derita tidak disembuhkan terlebih dahulu.

Tentu, ada aturan yang harus dipenuhi untuk membuat surat izin tidak masuk kerja karena sakit. Dalam hal ini, ketika Anda misalnya ingin izin dari pekerjaan karena sakit, maka Anda harus menyertakan surat keterangan sakit yang didapatkan dari hasil pemeriksaan di dokter atau lembaga kesehatan lainnya.

• Mengikuti Seminar

Alasan untuk izin dari kewajiban bekerja lainnya yang umum adalah mengikuti seminar. Biasanya, ada pekerja dan karyawan yang memang diberikan izin atau bahkan ditunjuk perusahaan untuk mengikuti seminar yang sejalan dengan visi dan misi perusahaan.

Tentu saja seminar ini nantinya akan memberikan manfaat bagi perusahaan secara khusus. Oleh karenanya, dalam contoh surat izin tidak masuk kerja Anda akan menemukan jika salah satu alasan untuk izin berkantor adalah mengikuti seminar.

Meskipun demikian, ada beberapa ketentuan yang harus dipahami untuk izin dari kewajiban bekerja karena seminar. Pertama, Anda harus bisa menunjukkan surat perintah untuk mengikuti seminar dari perusahaan dan juga surat penting lainnya seperti tanda bukti peserta dan lainnya.

Selain itu, umumnya, seorang karyawan yang mengikuti seminar akan diminta untuk membuat laporan tentang apa yang ia lakukan selama seminar dan juga detail isi seminar yang diselenggarakan.

• Haid atau Datang Bulan

Haid atau datang bulan menjadi salah satu alasan dalam surat izin tidak masuk kerja yang dibuat oleh karyawan atau pekerja wanita. Bisa dipahami memang bahwa haid adalah sebuah siklus bulanan wanita. Seringkali, haid ini datang dibarengi dengan rasa nyeri dan sakit yang cukup luar biasa. 

Cukup sering seorang wanita yang haid –terutama di beberapa hari awal, merasakan nyeri yang membuat mereka tidak bisa melakukan aktivitas secara maksimal, meskipun untuk aktivitas ringan sekalipun. Oleh karena itu, mengirim surat izin untuk tidak bekerja saat haid menjadi hal yang diperbolehkan.

• Urusan Keluarga

Alasan lain yang juga cukup sering ditemukan dalam contoh surat izin tidak masuk kerja adalah urusan keluarga. Ini adalah alasan yang cukup umum dan cenderung bersifat subjektif.

Ada cukup banyak urusan keluarga yang menjadi item dari surat izin tidak masuk kerja yang akan dibuat. Beberapa urusan keluarga seperti saudara yang menikah, acara syukuran, wisuda ataupun adanya kabar duka menjadi beberapa alasan yang dimasukkan dalam surat izin tidak masuk kerja.

Tentu, surat izin dengan alasan urusan keluarga ini harus dibuat dengan sebenar-benarnya dan usahakan untuk memberikan tenggat waktu sebagai bentuk tanggung jawab kepada perusahaan.

Tentu, beberapa poin di atas bisa menjadi alasan-alasan yang ditulis saat hendak membuat surat izin tidak masuk kerja. Meskipun demikian, ada pula alasan lain yang mungkin akan Anda temukan untuk mengisi surat izin tersebut.

Informasi Penting dalam Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Pada contoh surat izin tidak masuk kerja Anda akan melihat beberapa informasi penting yang harus dicantumkan saat hendak membuat surat izin yang satu ini. Tentu saja, mencantumkan informasi penting tersebut adalah suatu keharusan agar surat yang Anda buat menjadi legal dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Ada beberapa poin yang harus hadir dalam penulisan surat izin tidak masuk kerja. Poin yang dimaksud tersebut adalah sebagai berikut:

• Identitas Diri

Bagian pertama dan yang paling penting dari surat izin tidak masuk kerja adalah identitas diri. Tentu, ini menjadi hal yang harus diperhatikan saat hendak membuat surat izin karena merupakan penjelas siapa karyawan yang izin.

Selain itu, bisa jadi ada beberapa karyawan yang izin secara bersamaan sehingga bagian identitas ini harus ditulis dengan baik dan jelas. Berbincang tentang identitas diri yang harus dicantumkan dalam membuat surat izin tidak masuk kerja, ada beberapa poin yang harus ditulis.

Nama lengkap adalah hal pertama yang harus dimasukkan. Selain itu, informasi lain terkait identitas diri yang penting untuk ditulis adalah alamat serta posisi dalam perusahaan. Akan lebih baik jika dilengkapi dengan nomor karyawan.

• Cantumkan Alasan

Sebagaimana disinggung di awal bahwa surat izin tidak masuk kerja harus memiliki alasan yang tepat dan masuk akal. Dalam contoh surat izin tidak masuk kerja terdapat beberapa alasan kenapa surat izin ini dibuat –sebagaimana yang dibahas di poin sebelumnya. Tentu, dalam hal ini, alasan yang ditulis harus sesuai kenyataan dan tidak mengada-ada.

• Menyertakan Dokumen Tambahan yang Diperlukan

Menyertakan satu atau beberapa dokumen tambahan adalah hal yang bisa dikatakan cukup penting. Dokumen tambahan ini nantinya akan menjadi pelengkap dan juga hal yang menguatkan alasan yang diajukan dalam surat izin tidak masuk kerja tersebut. 

Ada cukup banyak contoh dokumen tambahan yang bisa dilampirkan saat hendak membuat surat izin tidak masuk kerja tersebut. Misalnya saja, ketika Anda sakit dan tidak masuk kerja, selain surat izin tidak masuk kerja yang dibuat, juga disertakan surat keterangan sakit dari dokter atau instansi kesehatan lainnya.

Selain itu, misalnya Anda tidak bisa masuk kerja karena mengikuti suatu acara, seperti seminar atau lainnya, beberapa dokumen seperti surat penunjukkan, undangan seminar dan lain sebagainya bisa dimasukkan dalam lampiran.

• Waktu Perizinan

Waktu perizinan juga menjadi bagian dari surat izin tidak masuk kerja yang harus ditulis. Ini adalah hal yang sangat penting untuk mengetahui berapa lama Anda akan izin dari kantor. Tentu, waktu perizinan ini harus ditulis dengan jelas dan nantinya juga harus ditepati kecuali ada alasan lain yang membuat Anda terpaksa memperpanjang waktu perizinan yang diajukan.

Beberapa hal di atas harus menjadi perhatian yang penting untuk Anda saat ingin membuat surat izin tidak masuk kerja. Tentu, semakin lengkap isian surat izin tidak masuk kerja, maka surat izin tersebut akan semakin baik.

Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Selanjutnya, untuk memudahkan Anda dalam menulis surat izin tidak masuk kerja, ada beberapa bagian utama dari jenis surat ini yang harus ditulis. Dalam contoh surat izin tidak masuk kerja tentu saja Anda bisa melihat beberapa bagian surat yang dimaksud.

Adapun beberapa bagian dari surat izin tidak masuk kerja yang menjadi pokok dari surat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

Bagian Atas Surat

Bagian pertama dari surat izin tidak masuk kerja adalah bagian atas surat. Ini merupakan bagian yang cukup krusial yang berisi tempat, tanggal penulisan surat serta tujuan dari surat tersebut. Peletakan detail bagian atas surat ini bisa ditulis di pojok atas.

Namun, ada juga yang menuliskannya di bagian akhir surat izin dan hal ini diperbolehkan.

• Tanggal Surat

Di bagian atas surat ada tanggal surat yang harus ditulis dengan jelas. Perlu diketahui bahwa tanggal surat ini harus up to date. Artinya, tanggal surat merupakan awal dari Anda izin. Tentu tidak diperbolehkan Anda menggunakan surat yang tertanggal lawas karena hal ini akan menimbulkan kecurigaan. 

• Tujuan Surat

Untuk tujuan surat, Anda harus menuliskannya dengan jelas. Tujuan surat ini menjadi penting karena surat akan sampai pada bagian yang memang berwenang untuk memberikan izin kepada Anda. untuk menulis tujuan surat ini, pastikan Anda menulis nama lengkap dari tujuan surat berikut gelar. Juga, jangan lupa untuk menuliskan alamat kantor.

Bagian Tengah Surat

Bagian kedua dari surat izin tidak masuk kerja adalah bagian tengah surat. Bisa dikatakan bahwa ini adalah bagian terpenting dari surat izin tidak masuk kerja yang hendak Anda buat tersebut. Nah, dalam hal ini, Anda tidak perlu membuat bagian tengah yang terlalu panjang.

Lihat contoh surat izin tidak masuk kerja untuk memperkirakan panjang dari bagian tengah surat tersebut. Terkait bagian tengah surat, ada beberapa poin penting yang harus dimasukkan. Beberapa poin penting tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

• Identitas Diri

Setelah menulis bagian atas surat izin tidak masuk kerja, terutama tanggal dan tujuan surat, maka langkah selanjutnya adalah menulis data diri atau identitas. Awali penulisan identitas diri dengan kalimat pembuka yang menyatakan bahwa yang mengajukan surat izin tersebut adalah benar-benar Anda.

Terkait dengan identitas diri, maka ada beberapa bagian yang harus Anda tulis. Beberapa poin seperti nama lengkap, divisi atau jabatan, alamat rumah lengkap serta nomor induk kepegawaian harus ditulis dengan jelas.

Kelengkapan penulisan ini begitu penting agar bagian personalia dari perusahaan akan cenderung lebih mudah untuk memberikan izin.

• Alasan Ketidakhadiran

Poin lain dari bagian tengah surat izin tidak masuk kerja adalah alasan ketidakhadiran. Seperti yang sudah dijelaskan di awal, alasan ketidakhadiran harus ditulis dengan jelas. Juga, jika memungkinkan, maka tambahkan dokumen penunjang yang menguatkan alasan ketidakhadiran tersebut.

• Waktu Perizinan

Tulis waktu perizinan dengan jelas. Tujuan dari penulisan waktu perizinan ini adalah untuk memberikan penjelasan kepada bagian personalia untuk mengetahui berapa lama Anda ingin izin karena suatu hal.

Bagian Akhir Surat

Bagian terakhir dari surat izin tidak masuk kerja adalah bagian yang berisi penutup. Terkait bagian akhir surat ini, beberapa poin penting yang harus ditulis diantaranya adalah sebagai berikut:

• Ucapan Terima Kasih

Berikan ucapan terima kasih di bagian akhir surat izin tidak masuk kerja. Ini adalah suatu bentuk penghormatan kepada bagian personalia perusahaan yang sudah memberikan izin kepada Anda untuk tidak masuk kerja.

• Salam Penutup

Salam penutup adalah bagian penting yang juga harus dimasukkan di bagian akhir surat izin tidak masuk kerja. Nah, setelah salam penutup, bubuhkan tanda tangan dan nama terang.

Tips Menulis Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Ada beberapa tips untuk menulis surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar. Beberapa tips tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

• Lihat contoh surat izin tidak masuk kerja untuk mengetahui bagian dari surat secara lengkap
• Gunakan bahasa yang formal karena surat izin tidak masuk kerja merupakan bentuk surat resmi
• Tulis hal-hal yang berkaitan dengan surat izin tidak masuk kerja dengan jelas dan tidak bertele-tele
• Jangan lupa untuk menandatangani surat dan menuliskan nama terang di bagian akhir surat
• Masukkan surat dalam amplop resmi dan tulis tujuan surat di bagian luar amplop dengan jelas.

Di internet, ada cukup banyak contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa Anda jadikan acuan. Salah satu contoh surat izin tidak masuk kerja tersebut adalah sebagai berikut:

 

Malang, 19 Januari 1999

 

Perihal : Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Kepada yang terhormat,

Kepala Bagian Administrasi

Jaya Mandiri Angkasa

Jalan Ahmad Yani No 78, Sumbermanjing

Di Malang

 

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : Malika Ramadani Setyaningsih

Tempat, tanggal lahir : Jakarta, 15 Agustus 1978

Alamat : Jl. Kalimutu No 12, Sumberdiren, Malang

Jabatan : Staff Administrasi

Dengan ini, saya ingin menyampaikan permohonan izin untuk tidak masuk kerja pada tanggal 19 Januari 1999 dikarenakan kondisi badan yang sedang sakit. Saya bermaksud memohon kebijaksanaan dari Bapak/Ibu pimpinan untuk berkenan memberikan izin untuk tidak masuk kerja pada hari ini.

Surat keterangan dari dokter akan saya lampirkan, jika memang besok kondisi saya belum sembuh. Surat keterangan dari dokter tersebut akan saya berikan saat saya kembali bekerja.

Baca Juga Contoh Surat Pemberitahuan

Untuk pekerjaan yang saya tinggalkan selama saya masih sakit, saya akan selesaikan sesegera mungkin saat kondisi saya sudah membaik dan mulai bekerja kembali.

Demikian surat izin tidak masuk kerja ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya dan izinnya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Malika Ramadani Setyaningsih