Contoh notulen rapat – Dalam suatu rapat ataupun diskusi kelompok, notulen menjadi salah satu hal yang penting dan bisa dikatakan wajib ada. Ya, notulen tersebut akan menulis hasil dari rapat atau diskusi dengan sistematis, ringkas dan juga singkat agar informasi bisa dipahami dengan baik.
Ada banyak contoh notulen rapat yang tersedia untuk melihat bagaimana detail tulisan tersebut. Tentu, berbincang tentang contoh terkait notulen rapat, ada perbedaan isi yang nantinya muncul. Detail notulen tersebut akan bergantung pada jenis kegiatan yang dilakukan, organisasi atau hal lainnya.
Seiring pentingnya notulen dalam berbagai kegiatan sebagaimana di atas, mengetahui detail tentang notulen adalah hal yang tepat. Nah, pada kesempatan ini akan dibahas beberapa hal mengenai notulen tersebut untuk menambah wawasan Anda.
Pengertian Notulen
Dalam pengertiannya, notulen adalah bukti bahwa organisasi atau kelompok telah melakukan kegiatan rapat atau diskusi. Selain itu, dengan adanya notulen, maka ada detail seperti kapan rapat tersebut dilakukan, siapa saja yang berangkat, isi rapat dan lainnya yang bisa diketahui.
Seseorang yang bertugas untuk menulis notulen dalam rapat disebut dengan istilah notulis. Saat menjadi notulis, seseorang harus bisa mengerti serta menangkap detail mengenai pembahasan rapat. Oleh karenanya, notulis harus ada berada di dalam rapat yang sedang berlangsung.
Ia juga harus mampu mencatat segala hal tentang pembahasan rapat. Dilihat dari keterangan di atas, maka peran notulis bisa dikatakan sangat penting. Oleh karena itu, penunjukkan notulis tidak bisa dilakukan asal-asalan. Seorang notulis harus seseorang yang memiliki pemahaman yang baik, terutama tentang kebahasaan.
Beragam Manfaat Notulen
Ada cukup banyak manfaat dari notulen yang termasuk produk dari rapat yang berlangsung. Dari contoh notulen rapat, bisa terlihat bagaimana sebuah notulen merinci beragam hal yang dibahas saat rapat berlangsung.
Adapun beberapa manfaat dari notulen ini adalah sebagai berikut.
-
Alat Bukti Rapat
Sebagaimana disinggung di awal, notulen dapat dijadikan salah satu alat bukti dalam sebuah rapat. Nah, dengan adanya notulen ini, maka pihak lain akan bisa mengetahui detail rapat yang telah diselenggarakan dengan lebih mudah dan lengkap.
-
Pedoman Rapat Selanjutnya
Manfaat lain dari notulen adalah sebagai pedoman untuk rapat selanjutnya. Terlebih, ada beberapa bahasan rapat yang tidak selesai dalam satu waktu sehingga memerlukan pembahasan lanjutan. Nah, dengan adanya notulen, hal-hal yang dibahas sebelumnya bisa dicatat dengan baik sehingga akan memudahkan rapat selanjutnya digelar.
-
Sumber Informasi Peserta Rapat yang Tidak Berangkat
Seringkali, ada beberapa anggota yang tidak bisa berangkat rapat karena suatu hal. Nah, dalam hal ini, peran notulen menjadi penting. Notulen akan menjadi sumber informasi para peserta yang tidak hadir dalam rapat sebelumnya. Dengan demikian, mereka yang tidak berangkat bisa mengikuti rapat selanjutnya dengan baik.
-
Arsip Dokumen
Notulen merupakan salah satu arsip dokumen yang cukup penting. Dengan adanya notulen ini, maka organisasi bisa melacak apa saja kegiatan yang sudah dibahas untuk memberikan inspirasi kegiatan ke depan. Oleh karena itu, notulen harus ditulis berdasar kronologis, sebagaimana yang banyak ditemui pada contoh notulen rapat.
-
Pengingat Peserta Rapat
Salah satu hal yang cukup sering terjadi adalah ada beberapa peserta rapat yang lupa dengan apa yang dibahas pada rapat sebelumnya. Hal ini tentu saja akan mengganggu jika tidak segera diingatkan karena rapat harus segera berlangsung. Nah, notulen bisa menjadi alat pengingat peserta rapat agar langsung klik dengan bahasan yang baru.
-
Manometer Sebuah Rapat
Manfaat lain dari notulen rapat adalah sebagai manometer atau skala penilaian sebuah rapat. Dari notulen yang tersedia di akhir rapat, maka akan bisa dinilai apakah rapat yang diselenggarakan tersebut sukses dan sesuai dengan kehendak ataupun tidak. Oleh karena itu, notulen harus bisa mencakup seluruh isi rapat dengan baik.
-
Parameter Sebuah Rapat
Suatu rapat organisasi harus memiliki goal yang harus dituju. Rapat tersebut akan dinilai berhasil jika tujuan tersebut tercapai. Dalam hal ini, notulen menjadi salah satu parameter yang tepat dalam sebuah rapat. Dari detail notulen, maka bisa dilihat apakah pembahasan rapat menyentuh tujuan dari diadakannya rapat atau tidak.
Beberapa manfaat dari notulen di atas membuktikan pentingnya hal ini dalam suatu rapat. Oleh karena itu, mengetahui seluk beluk tentang notulen berikut contoh notulen rapat menjadi hal yang penting untuk sarana belajar.
Cara Membuat Sebuah Notulen Rapat yang Baik dan Benar
Seiring dengan pentingnya fungsi notulen dalam rapat, maka mengetahui cara untuk membuat sebuah notulen yang baik dan benar menjadi hal yang penting. Pengetahuan ini tentu saja akan membantu Anda menciptakan notulen yang tepat dan berguna bagi peserta rapat lainnya.
Nah, ada cukup banyak contoh notulen rapat yang tersedia dan bisa menjadi petunjuk untuk membuatnya. Selain itu, perlu diketahui bahwa untuk membuat notulen untuk rapat, ada form yang sudah tersedia. Artinya, ada beberapa bagian dari notulen tersebut yang harus ada dalam sebuah notulen yang dibuat.
Adapun bagian notulen dan cara membuatnya yang tepat adalah sebagai berikut.
-
Kop Organisasi atau Kop Instansi
Pada bagian paling atas dari notulen, ada identitas dari organisasi atau dari instansi yang harus ditulis. Ini menjadi hal yang sangat penting sebagai bentuk eksistensi dan juga tanda bahwa notulen yang dibuat tersebut merupakan dokumen resmi dari suatu organisasi tertentu.
Dalam kop organisasi tersebut terdapat beberapa hal yang harus ditulis. Beberapa hal yang dimaksud adalah logo, alamat dan juga nomor yang bisa dihubungi. Namun, kop ini tidak berlaku mutlak sesuai sifat dari rapat yang diadakan. Ada beberapa notulen yang dibuat tanpa kop apapun.
-
Detail Kegiatan
Setelah membuat kop surat pada bagian paling atas, maka bagian notulen lain yang perlu untuk ditulis adalah agenda dari rapat tersebut. Sebagaimana disinggung di awal bahwa notulen adalah catatan tentang detail rapat yang dilakukan.
Nah, dalam detail kegiatan yang dilakukan tersebut, ada beberapa items yang harus ditulis. Beberapa items tersebut adalah hari dan tanggal dari pelaksanaan rapat, waktu rapat, tempat diadakannya rapat, agenda atau topik yang dibahas dan juga jumlah peserta rapat.
Susunan ini tidak bersifat mutlak. Artinya, bisa saja ada item yang ditambahkan untuk menambah detail dari agenda yang dibahas. Semakin detail agenda tersebut ditulis, tentu saja informasi yang disajikan akan cenderung lebih lengkap dan lebih bagus.
-
Isi Notulen
Bagian selanjutnya dari notulen adalah isi notulen itu sendiri. Dalam hal ini, seorang notulis harus menuliskan beberapa hal yang cukup mendetail.
Beberapa hal yang menjadi isi dari notulen adalah susunan acara lengkap yang biasanya dibacakan oleh petugas atau MC, poin-poin ringkasan dari isi sambutan dan juga pembahasan pada diskusi. Dalam hal ini, ketika menulis tentang pembahasan diskusi, maka seorang notulis tidak perlu menuliskan semua kata yang dibahas.
Namun, notulis hanya perlu menuliskan hal-hal yang dianggap penting saja. Beberapa hal tersebut diantaranya adalah usulan dari peserta rapat, tanggapan dari usulan dan juga hasil dari rapat yang diadakan tersebut.
Nah, beberapa bagian dari notulen ini harus ada dan ditulis dengan ringkas, padat dan jelas. Oleh karena itu, menunjuk notulis yang berkompeten adalah hal yang harus dilakukan agar notulen bisa dibuat dengan maksimal.
Tips Membuat Notulen yang Baik dan Tepat
Selain menyimak bagian dari notulen sebagaimana yang ditampilkan contoh notulen rapat, ada beberapa tips penting untuk diperhatikan saat membuat notulen. Ya, tips ini menjadi hal yang cukup krusial untuk menghadirkan notulen yang baik dan tepat serta mudah untuk dipahami.
Adapun beberapa tips yang cukup penting untuk membuat notulen yang tepat adalah sebagai berikut.
-
Buat Form Notulen
Membuat form untuk notulen menjadi hal yang sangat penting. Dengan form notulen yang sudah ada, maka notulis akan cenderung lebih mudah untuk membuat notulen rapat atau diskusi. Dalam hal ini, ada cukup banyak contoh notulen rapat yang bisa dijadikan sumber inspirasi untuk membuat form tersebut.
-
Dengarkan Rapat dengan Seksama
Tugas notulis memang harus mendengarkan rapat lalu mengubahnya dalam bentuk tulisan. Oleh karena itu, seorang notulis wajib untuk mendengarkan rapat dengan saksama. Jika hal ini dilakukan, maka detail rapat akan bisa ditulis dengan jelas dan lengkap.
-
Gunakan Bahasa yang Baik
Dalam menulis notulen, maka penggunaan bahasa yang baik adalah hal yang krusial dan sangat penting. Bahasa memegang peranan yang begitu krusial karena akan menjadi titik hubung informasi yang akan diberikan.
Oleh karena itu, seorang notulis harus memiliki pengetahuan tentang bahasa yang baik. Selain itu, saat membuat notulen, maka notulis harus menghindari menggunakan bahasa yang tidak baku ataupun tulisan yang disingkat. Detail mengenai bahasa yang baik bisa dilihat pada contoh notulen rapat yang tersedia.
-
Menulis Sesuai Kronologi
Tugas seorang notulis adalah menghadirkan ringkasan rapat dalam bentuk tulisan. Oleh karena itu, dalam penulisan notulen tersebut, maka seorang notulis harus menulis isi notulen sesuai dengan kronologi rapat. Penulisan sesuai dengan kronologi ini akan memudahkan peserta rapat dan lainnya bisa mendapatkan informasi yang utuh dan jelas.
-
Hindari Menulis Terlalu Panjang
Hal yang harus dipahami dengan baik saat hendak membuat notulen adalah menyadari bahwa notulen berisi ringkasan rapat. Oleh karena itu, seorang notulen harus menghindari menulis hal-hal yang kurang penting sehingga notulen tidak akan menulis terlalu panjang.
-
Hindari Kesalahan Tulis
Salah satu masalah yang paling sering terjadi adalah kesalahan penulisan. Ini adalah salah satu kesalahan yang cukup fatal dan tentu saja harus menjadi perhatian. Seorang notulis harus mampu menghindari kesalahan tulis karena kesalahan tersebut akan membuat informasi menjadi kurang jelas.
Oleh karena itu, penting bagi notulis untuk mengecek notulen yang ia tulis sebelum diserahkan kepada pimpinan rapat. Akan lebih baik jika notulen menyalin hasil tulisannya ke bentuk yang lebih sempurna sehingga catatan rapat tersebut akan mampu memberikan informasi utuh tanpa adanya masalah-masalah.
Beberapa tips tersebut tentu bisa menjadi petunjuk bagaimana cara untuk menulis sebuah notulen yang tepat. Tentu, tips tersebut bisa dibaca lalu dijadikan perbandingan dengan contoh notulen rapat yang ada untuk menemukan formula menulis notulen yang tepat.
Beberapa Contoh Notulen Rapat Untuk Dipelajari
Beberapa poin di atas adalah seluk beluk mengenai notulen yang sebaiknya diketahui. Dengan pengetahuan awal tadi, membuat notulen tentu saja akan cenderung lebih mudah dan tepat.
Nah, untuk membantu mempelajari hal-hal tentang notulen, ada contoh notulen rapat yang tentu bisa dijadikan acuan dan sumber inspirasi. Adapun contoh dari penulisan notulen tersebut adalah sebagai berikut.
Contoh Notulen Rapat Diskusi
Salah satu contoh notulen rapat yang bisa dijadikan objek belajar adalah notulen diskusi. Adapun detail contoh dari notulen ini adalah sebagai berikut.
Agenda diskusi : Membahas tentang kerja kelompok
Hari dan tanggal : 11 Desember 2018
Pukul : 09.30 WIB
Tempat diskusi : Warung Kopi Bersama
Pemimpin diskusi : Ronald Elman sebagai ketua kelompok
Notulis : Ratna Nur Dewi
Notulen rapat:
Kerja kelompok dibahas dengan agenda melakukan kegiatan di PT. Toba untuk melaksanakan survei. Tujuan dari survei adalah untuk mengetahui bagaimana proses tambang batu bara dilakukan hingga pengirimannya ke berbagai daerah. Hasil survei tersebut kemudian akan dibahas dalam bentuk kelompok. Kemudian, hasil pembahasan akan dilaporkan kepada guru pembimbing yang mengampu pelajaran geografi.
Contoh Notulen Rapat OSIS
Contoh notulen rapat lain yang bisa dijadikan pembelajaran adalah rapat OSIS. Sebagaimana diketahui, OSIS adalah organisasi yang penting dalam sekolah yang bertugas untuk membahas beberapa agenda di level sekolahan.
OSIS kerap kali mengadakan rapat guna membahas agenda yang akan diselenggarakan di sekolah. Salah satu agenda yang seringkali diadakan OSIS adalah peringatan hari ulang tahun guru atau sering disebut HUT PGRI.
Adapun contoh notulen rapat OSIS ini adalah sebagai berikut.
Rapat Organisasi Intra Sekolah SMA Negeri 99 Yogyakarta
Hari dan tanggal : Selasa, 12 Februari 2019
Waktu : 09.30 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang OSIS SMA Negeri 99 Yogyakarta
Pemimpin rapat : Pierre Andre
Jumlah peserta : 29 orang
Materi rapat : Persiapan menyambut Hari Ulang Tahun Persatuan Guru Republik Indonesia
Kegiatan pembuka :
- Dibuka oleh Ketua OSIS SMA Negeri 99 Yogyakarta
- Sambutan oleh Pembina OSIS SMA Negeri 99 Yogyakarta
Hasil kegiatan rapat :
Dari rapat yang berlangsung, telah terbentuk susunan panitia untuk peringatan HUT PGRI di SMA Negeri 99 Yogyakarta sebagai berikut:
- Ketua pelaksana : Muhammad Yunus
- Sekretaris : Ophelia
- Bendahara : Annaliese Putri
- Seksi Acara : Dwi Putra
- Seksi Humas : Andi Setiawan
- Seksi Perlengkapan : Ardi Gunawan
- Seksi Konsumsi : Anastasia
Para pengurus yang sudah terbentuk akan melakukan rapat lanjutan maksimal 1 minggu setelah rapat ini dengan agenda pembahasan rencana acara secara detail. Kegiatan rapat ini ditutup oleh ketua OSIS pada jam 11.30 WIB.
Nah, demikian beberapa ulasan mengenai notulen dalam rapat. Bisa dikatakan bahwa dokumen ini adalah salah satu dokumen yang cukup penting. Dengan membuat dokumen ini, maka isi rapat bisa dicatat dengan rapi dan menjadi rujukan untuk rapat lanjutan atau pelaksanaan kegiatan.
Melihat contoh notulen rapat menjadi hal yang cukup penting untuk dilakukan. Selain itu, membuat notulen juga bukanlah pekerjaan sulit yang akan merepotkan atau membebani Anda. Dengan contoh tersebut, seorang notulis tentu saja akan bisa mencari tahu bagaimana cara untuk membuat notulen yang tepat dan sesuai dengan kaidah yang berlaku.