Pengertian invoice – Dalam sebuah transaksi yang dilakukan antar perusahaan, CV, atau lainnya yang terdaftar oleh pajak, invoice adalah salah satu bukti transaksi yang pasti dilampirkan. Anda tentu sudah pernah mendengar jenis dokumen transaksi yang satu ini, bukan? Memang, beberapa kalangan menganggap invoice sama saja seperti nota.
Padahal, perlu diketahui bahwa sebenarnya invoice dan nota memiliki beberapa perbedaan. Jika Anda melihat contoh invoice, maka Anda akan melihat detail keduanya cukup berbeda, baik secara unsur ataupun tatanan elemen.
Nah, pada kesempatan ini akan dibahas tentang beberapa detail mengenai invoice mulai dari pengertian, fungsi, jenis, dan hal lainnya. Bagaimana detail mengenai invoice? Cek ulasan di bawah ini.
Pengertian Singkat Invoice
Secara singkat, invoice –atau yang dikenal juga dengan faktur, merupakan sebuah dokumen wajib yang harus disertakan dan dimiliki oleh setiap badan usaha, baik perusahaan atau CV, yang terkena pajak.
Dokumen ini digunakan sebagai sebuah bukti dari transaksi yang dilakukan. Dalam invoice akan tertulis item dan juga jumlah yang harus dibayarkan pada transaksi yang dilakukan tersebut. Tentu saja, baik perusahaan kecil ataupun perusahaan besar harus memiliki dokumen yang satu ini.
Invoice bisa digunakan sebagai bukti penagihan transaksi dan juga bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban untuk membayar pajak transaksi. Anda tentu bisa melihat contoh invoice untuk mengetahui beberapa keterangan yang ada di dalamnya. Dengan demikian, pemahaman mengenai pengertian invoice akan cenderung lebih mudah.
Fungsi Invoice Secara Lengkap
Dari beberapa poin di atas dijelaskan bahwa salah satu fungsi invoice adalah sebagai bukti untuk penagihan ataupun bukti pembayaran pajak transaksi oleh perusahaan yang terlibat. Selain fungsi tersebut, ada beberapa fungsi invoice lainnya yang sebaiknya juga diketahui.
Beberapa fungsi tersebut ialah :
- Sebagai Bukti Pembayaran
Salah satu fungsi dasar dari invoice adalah sebagai bukti pembayaran sebuah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan adanya invoice yang keluar setelah proses transaksi tersebut, maka transaksi menjadi sah dengan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.
Umumnya, invoice dibuat untuk transaksi dengan nilai yang cukup tinggi dan juga untuk membangun kepercayaan serta profesionalisme perusahaan dalam sebuah transaksi. Tentu saja, dengan adanya invoice, maka masalah transaksi yang muncul di kemudian hari akan bisa diatur dan diselesaikan dengan baik.
- Sebagai Dokumen Perusahaan
Fungsi lain dari invoice adalah sebagai dokumen perusahaan. Maksud dari dokumen perusahaan ini adalah dokumen yang bisa dimasukkan dalam bukti dan catatan akuntansi. Sebuah perusahaan yang kredibel tentu saja akan menyimpan beragam jenis dokumen transaksi, terutama untuk transaksi dengan nilai yang cenderung besar.
Hal ini penting karena arsip seperti contoh invoice tersebut dapat menjadi catatan yang sewaktu-waktu bisa digunakan. Misalnya, ketika perusahaan mengalami masalah terkait transaksi yang meragukan, maka invoice bisa menjadi bukti yang sah dan kuat yang bisa digunakan.
- Sebagai Bukti Pelaporan Pajak
Sebagaimana disinggung di awal bahwa invoice digunakan untuk perusahaan atau badan bisnis kena pajak. Oleh karena itu, fungsi lain dari dokumen yang satu ini adalah sebagai bukti pelaporan dan pembayaran pajak. Artinya, ketika invoice sudah keluar dan menjadi bukti kesepakatan, maka kewajiban perusahaan membayar pajak transaksi sudah ditunaikan.
- Sebagai Bukti Jika Ada Kesalahan
Dalam transaksi, kesalahan adalah hal yang tidak bisa dihindarkan. Beberapa kesalahan yang sering terjadi adalah adanya keterlambatan pengiriman, jumlah barang yang dikirim tidak sesuai, dan lainnya. Nah, invoice bisa menjadi bukti jika adanya kesalahan tersebut.
Umumnya, dalam invoice, disertakan beragam bukti mengenai transaksi yang dilakukan, termasuk harga barang, jumlah, estimasi pengiriman, dan lainnya. Jika ada masalah yang terjadi, maka pihak konsumen bisa menggunakan invoice untuk meminta hak mereka sebagai konsumen.
Dari beberapa fungsi di atas, bisa dikatakan bahwa invoice merupakan dokumen yang sangat penting dalam urusan transaksi perusahaan. Oleh karena itu, bagi perusahaan –baik perusahaan kecil apalagi besar, mempersiapkan invoice adalah hal yang wajib dilakukan. Dengan invoice yang baik, tentu saja mutu perusahaan pun akan terangkat dan mendapatkan kepercayaan yang lebih baik.
Ragam Jenis Invoice
Dalam penggunaannya, invoice dibagi menjadi beberapa jenis. Beragam jenis invoice tersebut memang sering digunakan untuk melakukan transaksi baik oleh pebisnis ataupun pengusaha dari berbagai kelas yang berbeda.
Nah, adapun beberapa jenis invoice yang perlu diketahui dan nantinya bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut:
-
Invoice Biasa
Salah satu jenis invoice yang paling umum digunakan adalah invoice biasa. Seperti namanya, invoice ini memang memiliki tampilan yang biasa-biasa saja dan cukup sederhana. Dalam format yang digunakan, tidak ada detail yang begitu rumit saat membuatnya karena hanya ada nama barang dan harga barang saja dalam detail invoice tersebut.
-
Invoice Proforma
Nama lain dari invoice proforma adalah invoice sementara. Umumnya, bukti dari transaksi ini diberikan kepada konsumen atau pihak pembeli ketika suplai produk yang menjadi komoditas transaksi masih belum selesai. Oleh karena itu, invoice proforma akan diberikan secara bertahap sebagai bukti jika sebagian produk sudah dikirimkan dan disepakati.
-
Invoice Konsuler
Jenis dari invoice yang selanjutnya adalah invoice konsuler. Bisa dikatakan bahwa invoice konsuler adalah invoice yang paling eksklusif diantara beberapa jenis invoice yang sudah disebutkan di awal. Hal ini dikarenakan penggunaan invoice ini bukan lagi hanya berada di kelas perusahaan, melainkan sudah antar negara atau kelas yang lebih besar.
Salah satu contoh invoice yang satu ini adalah invoice untuk transaksi ekspor ataupun impor. Perlu diketahui, syarat keluarnya jenis invoice ini harus melalui persetujuan tertulis dari pihak atase perdagangan negara yang terlibat dalam transaksi yang dilakukan.
Beberapa jenis invoice di atas memiliki detail yang berbeda-beda dengan penggunaan yang berbeda pula. Oleh karenanya, Anda harus mempelajari beberapa jenis invoice tersebut dan menerapkannya sesuai dengan peruntukan.
Beberapa Data yang Harus Ada Dalam Invoice
Saat Anda hendak membuat invoice, maka ada beberapa data yang harus Anda masukkan di dalamnya. Data ini tentu saja akan menjelaskan detail transaksi yang dilakukan antar perusahaan. Selain itu, data juga akan membuat invoice cenderung lebih mudah untuk dipahami. Anda bisa melihat contoh invoice dan melihat beragam jenis data tersebut.
Nah, umumnya, beberapa data yang harus dimasukkan dalam invoice adalah sebagai berikut:
-
Nama dan Alamat Perusahaan
Data pertama yang harus ada dalam sebuah invoice adalah nama dan juga alamat dari perusahaan. Ini adalah poin penting yang tidak boleh ditawar untuk ditambahkan dalam invoice perusahaan. Nama dan alamat adalah identitas mendasar dan juga akan menjadi petunjuk jika invoice tersebut resmi.
-
Nomor Resmi dan Tanggal Keluar Invoice
Nomor resmi dari invoice dan juga tanggal keluar menjadi hal yang bisa dikatakan sangat krusial. Hal ini cukup beralasan karena keduanya merupakan tool untuk mencatat secara resmi kapan sebuah perusahaan mengeluarkan invoice tertentu untuk transaksi yang dilakukan.
Dengan adanya nomor dan juga tanggal keluar resmi invoice, maka pembukuan bisa dilakukan dengan sangat mudah dan cermat. Tidak hanya itu, pelacakan invoice jika ada masalah pun akan menjadi lebih gampang jika tertera detail kapan invoice tersebut keluar berikut nomor urutnya.
-
Nama dan Alamat Pembeli
Hal lain yang harus dicantumkan saat hendak membuat invoice adalah nama dan alamat dari pembeli atau konsumen. Ini juga merupakan data yang sangat penting yang tentu saja harus dituliskan dengan benar. Dengan detail pembeli, maka segala proses administrasi yang berkaitan dengan konsumen tersebut akan cenderung menjadi lebih mudah.
-
Nomor Surat Pemesanan Penjualan
Di dalam invoice yang Anda buat, harus terdapat pula nomor dari surat pemesanan penjualan. Nomor ini cukup krusial untuk ditambahkan karena berkaitan dengan proses administrasi dan juga pembukuan. Dengan nomor surat pemesanan yang detail dan jelas, maka proses administrasi dan pengurusan lainnya akan menjadi semakin mudah.
-
Deskripsi Produk dan Jumlah Produk
Sebagaimana tertera pada contoh invoice, Anda akan menemukan deskripsi dan juga jumlah produk yang menjadi objek transaksi. Keduanya merupakan sumber informasi dalam transaksi yang harus ditulis dengan jelas dan lengkap.
Dengan deskripsi dan jumlah produk yang lengkap dalam invoice, maka transaksi tentu saja akan menjadi lebih transparan. Tidak hanya itu, ketika misalnya terjadi masalah dalam proses transaksi tersebut, termasuk kesalahan pengiriman, detail deskripsi tadi bisa menjadi rujukan informasi yang valid dan sah.
-
Harga Satuan dan Harga Total
Fungsi utama dari invoice adalah sebagai bukti atau catatan transaksi. Oleh karena itu, ketika Anda membuat invoice, maka Anda harus memasukkan detail harga satuan dan juga harga total. Detail harga ini sangat penting sebagai catatan transaksi dan juga bentuk transparansi dalam transaksi yang dilakukan.
-
Stempel dan Tanda Tangan
Perlu diketahui bahwa invoice merupakan surat resmi dalam transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, di dalam invoice harus terdapat stempel dan juga tanda tangan. Keduanya adalah bukti bahwa invoice yang keluar merupakan dokumen resmi dari perusahaan yang bisa dijadikan bukti dan pertanggungjawaban jika terjadi kesalahan.
Anda bisa melihat contoh invoice untuk menyimak bagaimana detail dari tanda tangan dan juga stempel tersebut. Selain itu, untuk transaksi dalam jumlah yang besar, terkadang ditambahkan pula materai sebagai bukti kekuatan hukum.
Beberapa hal di atas adalah data yang sebaiknya Anda masukkan ketika hendak membuat invoice sebagai bukti transaksi yang dilakukan. Tentu, Anda bisa saja melihat contoh invoice untuk menemukan tambahan data yang mungkin juga perlu untuk ditulis.
Kesalahan Umum Untuk Dihindari Saat Membuat Invoice
Ketika membuat invoice, ada saja beberapa kesalahan umum yang terjadi. Kesalahan ini tentu saja sangat mengganggu karena akan membuat invoice menjadi cacat dan tentu saja membuat transaksi seolah kurang valid.
Oleh karena itu, ketika Anda hendak membuat invoice, maka hindari beberapa kesalahan yang cukup elementer tersebut. Adapun beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat membuat invoice adalah sebagai berikut:
-
Identitas Perusahaan yang Kurang Lengkap
Identitas perusahaan adalah salah satu hal yang paling penting dalam pembuatan invoice. Oleh karena itu, penulisan identitas ini harus lengkap dan tentu saja benar. Beberapa elemen identitas seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, logo, nomor telepon, dan lainnya harus ditulis dengan lengkap.
Masalah yang sering terjadi adalah perusahaan tidak menuliskan identitas tersebut secara lengkap. Padahal, penulisan yang lengkap akan memberikan manfaat tersendiri, salah satunya sebagai media promosi dari sebuah perusahaan.
-
Kesalahan Menulis Nama Pelanggan
Dalam invoice, nama pelanggan juga menjadi elemen yang sangat penting karena berkaitan langsung dengan transaksi. Oleh karena itu, sebagaimana identitas perusahaan sebelumnya, nama pelanggan harus disertai pula dengan detail lainnya.
Nah, kesalahan yang sering terjadi adalah terdapat kesalahan dalam penulisan nama pelanggan. Salah tulis nama pelanggan ini mungkin dianggap sebagai sebuah kesalahan sepele, padahal efeknya bisa berbuntut panjang, terutama untuk proyek yang berjalan kontinu.
-
Kesalahan Dalam Penomoran dan Tanggal Transaksi
Sebagaimana disinggung di awal bahwa invoice harus disertai dengan nomor transaksi untuk kemudahan pengurutan dan juga memudahkan klaim jika terjadi masalah dalam transaksi. Namun, tidak jarang terjadi kesalahan dalam penomoran transaksi yang merepotkan. Dengan kesalahan penomoran ini, maka pembukuan tidak bisa dilakukan dengan sempurna.
Selain penomoran transaksi, kesalahan juga cukup sering terjadi pada penulisan tanggal transaksi. Sebagaimana nomor transaksi, tanggal transaksi juga diperlukan untuk kemudahan dalam pembukuan dan laporan transaksi perusahaan sehingga harus ditulis dengan benar.
-
Detail Transaksi Tidak Ditulis Dengan Jelas
Dalam contoh invoice yang banyak tersedia, Anda bisa melihat bagaimana invoice menampilkan detail transaksi sebagai bagian dari kesepakatan. Nah, kesalahan yang cukup sering terjadi adalah detail transaksi tidak dituliskan dengan jelas.
Seharusnya, detail transaksi seperti kode barang, jumlah, harga satuan, harga total, dan lainnya harus ditulis secara lengkap. Namun, terkadang, beberapa invoice tidak melampirkannya secara lengkap. Jika penulisan tersebut tidak lengkap, nantinya klaim jika terjadi masalah dalam transaksi akan menjadi lebih sulit.
-
Tidak Mencantumkan Syarat dan Ketentuan
Invoice biasanya dilengkapi dengan syarat dan ketentuan. Detail ini sangat penting untuk memudahkan transaksi dan juga sebagai salah satu bentuk transparansi dan kesepakatan. Nah, beberapa perusahaan tidak mencantumkan syarat dan ketentuan dalam transaksi. Padahal, jika kesalahan ini terjadi, bisa jadi klaim di kemudian hari menjadi lebih rumit.
Perbedaan Invoice dan Nota
Sebagaimana disinggung di awal, cukup banyak kalangan yang menganggap bahwa invoice disamakan dengan nota. Padahal, keduanya memiliki beberapa perbedaan yang cukup signifikan. Mengetahui perbedaan keduanya tentu menjadi penting. Selain tambahan pengetahuan, Anda juga nantinya bisa terhindar dari kesalahan dalam pembuatannya.
Adapun beberapa perbedaan antara invoice dan nota adalah sebagai berikut:
- Invoice pada umumnya digunakan oleh badan usaha atau perusahaan kena pajak, sedangkan nota tidak. Nota cenderung lebih umum dan bisa digunakan siapa saja termasuk badan usaha yang tidak profesional
- Invoice akan dicetak secara otomatis dan umumnya setiap perusahaan memiliki template tersendiri untuk menandakan identitas mereka. Di sisi lain nota bisa saja ditulis secara manual
- Harga barang pada invoice akan dikenakan tambahan pajak, sementara harga barang yang tertera pada nota cenderung tidak terkena pajak
- Invoice akan tertulis dalam jejak pembukuan perusahaan, sementara nota umumnya tidak.
Nah, beberapa hal di atas adalah seluk-beluk mengenai invoice berikut bagaimana langkah untuk membuatnya. Anda bisa melihat beragam contoh invoice yang tersedia di internet ataupun mencari template digital secara gratis untuk memudahkan pembuatan invoice demi kelancaran transaksi antar perusahaan yang Anda kelola.